Simplifica tu Trabajo: Beneficios de la Automatización de Procesos
La mayoría de las acciones repetitivas en los procesos de oficina de una empresa pueden automatizarse reduciendo costes y posibles errores humanos.
La mejor forma de automatizar estas acciones habituales en los procesos de oficina es mediante un gestor documental con workflow, a continuación vamos a ver ventajas de la automatización de procesos, qué acciones se pueden automatizar y la mejor forma de hacerlo, utilizando el software de gestión documental y workflow de Isoptimo
¿Qué es la automatización de procesos?
Automatizar es básicamente dejar que las máquinas, o los sistemas electrónicos o informáticos, se ocupen de gestionar y controlar tareas que, en condiciones normales, tendrían que desempeñar operadores humanos.
En función de la complejidad de la tarea en cuestión, podemos hablar de una automatización totalmente autónoma o supervisada por personas. Pero en definitiva se trata de que se ocupen ellas de terminarla eficazmente, ahorrándote el esfuerzo.
Ventajas de la Automatización de Procesos
Es innegable que la automatización de procesos ofrece una serie de beneficios significativos para el funcionamiento de cualquier empresa. Estos son algunos de ellos:
Liberación de Recursos Humanos: Aquellas personas que antes se encargaban de tareas específicas pueden ahora dedicarse a resolver otros asuntos, lo que no implica necesariamente despidos, sino que la empresa puede asumir más responsabilidades, posiblemente más cruciales, y prosperar en consecuencia.
Mayor Velocidad: En ciertas actividades, como el procesamiento de datos, las capacidades de las máquinas superan con creces a las del cerebro humano desde hace tiempo. Aunque no pueden razonar (por ahora), su capacidad de cálculo es infinitamente superior y sigue creciendo exponencialmente gracias al avance tecnológico. Esto significa que tareas que antes parecían interminables cuando se hacían manualmente pueden completarse mucho más rápido.
Reducción de Errores: Los seres humanos son propensos a cometer errores debido a su naturaleza. Un pequeño descuido o falta de información puede arruinar una operación delicada, lo que lleva a reiniciarla (con las consecuencias que ello conlleva) o la hace irrecuperable. Las máquinas, con el mantenimiento y calibración adecuados, son precisas y garantizan resultados excelentes de manera constante.
Mejora del Entorno Laboral: Dependiendo del contexto y la industria, algunas tareas esenciales pueden resultar desagradables debido a su naturaleza repetitiva o poco creativa. Estas son precisamente las tareas para las que las máquinas están diseñadas, realizando actividades rutinarias de manera constante y sin fatiga ni estrés, lo que mejora el bienestar en el entorno laboral.
Eficiencia Económica: La automatización permite reducir el tiempo y el personal necesario para llevar a cabo la misma carga de trabajo o incluso una mayor, lo que resulta en la reducción de costos y, en última instancia, en mayores beneficios que pueden reinvertirse en el crecimiento de la empresa.
¿Cómo te puede ayudar isoptimo en la automatización de procesos en la oficina?
- Gestión Electrónica de Documentos (EDMS):
ISOptimo ofrece una solución de gestión electrónica de documentos que permite crear, almacenar y recuperar documentos en formato digital. Esto elimina la necesidad de documentos en papel, reduce el espacio de almacenamiento y facilita la gestión y compartición de archivos.
- Automatización de Tareas y Programación:
ISOptimo permite asignar tareas, realizar un seguimiento de su progreso y recopilar datos de rendimiento. Puedes programar acciones específicas, como generar actualizaciones de estado, cambiar fechas de vencimiento o enviar notificaciones por correo electrónico o recordatorios.
- Comunicación Mejorada:
Las herramientas de automatización de ISOptimo también mejoran la comunicación entre empleados y departamentos. Funciones como mensajería instantánea, videoconferencias y correo electrónico facilitan la colaboración y la coordinación.
- Gestión Eficiente de Datos:
ISOptimo ayuda a organizar y gestionar datos, lo que facilita el acceso y análisis. La automatización garantiza que los datos estén actualizados y disponibles cuando se necesiten.
Fábricas de Productividad y Sostenibilidad
Este plan, perteneciente al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se ejecuta a través de las distintas cámaras de comercio nacionales mediante convocatorias, mediante las cuales las empresas pueden registrarse y acceder a servicios profesionales empresariales, abonando únicamente un pequeño porcentaje de los costos. El objetivo principal es que las compañías mejoren sus indicadores de rentabilidad y aumenten su capacidad competitiva tanto a nivel nacional como internacional. Las áreas que abarca el programa son diversas e impactan en una amplia gama de negocios, concentrándose en aspectos como la productividad operacional, eficiencia energética, gestión comercial, calidad empresarial, productividad laboral, desarrollo y sofisticación de productos, transformación digital, sostenibilidad y logística.
Fábricas de Productividad brinda asistencia técnica para resolver los cuellos de botella que impiden el crecimiento de las empresas y lograr mejoras internas como:
- Reducción de costos de operación.
- Optimización de procesos.
- Aumento de clientes y ventas.
- Adopción de buenas prácticas de sostenibilidad ambiental.
- Menores tiempos tanto de producción como de entrega a sus clientes.
Con ISOptimo obtienes grandes beneficios
Al aprovechar el financiamiento proporcionado por el programa Fábricas de Productividad y Sostenibilidad de la Cámara, tendrás la posibilidad de acceder a un crédito de hasta el 90%, lo que te permitirá adquirir un software que simplificará cada fase de tus operaciones empresariales
- Gestión documental
- Integración de sedes/sucursales
- Digitalización y Automatización de procesos
- Flujos de trabajo
- Firma digital
- Formularios digitales
- Mejora continua
- Gestión y generación de FUEC electrónico
- Gestión de procesos
- Auditoría
- Gestión de usuarios
- Integración de proveedores
- Gestión de accesos
- Almacenamiento en la nube
- Tablas de retención documental, series, subseries y tipos documentales
¿Cómo adquirir este subsidio?
Deberás postular tu empresa en el siguiente Link ingresando los datos correspondientes, para hacer válida tu postulación debes cumplir con estos requisitos:
1. Mínimo dos años de constitución.
2. Estar matriculado y renovado en la Cámara de Comercio.
3. Tener un índice registral de 0,6 o más.
4. Ser de los sectores agroindustria, manufacturas o servicios.
5. Tener mínimo 4 empleados directos o mínimo 500 smmlv en activos.
6. No tener inhabilidades para contratar con el sistema de compra pública.
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