Formularios digitales avanzados para facilitar la captura de datos

Formularios web avanzados para facilitar la captura de datos

Los formularios web generados con Isoptimo simplifican y agilizan la recolección de datos. Estos formularios pueden ser creados fácilmente por cualquier usuario a través de una interfaz intuitiva y sin necesidad de programación. Además, en combinación con flujos de trabajo digitales, facilitan incluso los procesos más complicados.

Isoptimo ha mejorado las funciones de los campos de entrada para optimizar y organizar de manera más eficiente la recopilación de datos, consciente de la utilidad que ofrecen estos formularios web y de la cantidad considerable de clientes que confían en ellos.

Un usuario de Isoptimo tiene la capacidad de diseñar formularios web de manera sencilla y sin necesidad de codificación, gracias a una interfaz fácil de usar. Esta interfaz proporciona opciones para arrastrar y soltar elementos, junto con flexibilidad en el formato. Con solo unos clics, es posible crear formularios prácticos, bien organizados y claros. Estos formularios, una vez creados, se guardan con todos los campos y configuraciones necesarios y pueden ser compartidos con otras personas, siempre que tengan la autorización adecuada para utilizarlos.

Integración de Formularios en flujos de trabajo

La información obtenida mediante formularios puede dar inicio, continuar o concluir flujos de trabajo digitales. Las funciones avanzadas de los formularios también mejoran la eficiencia de los flujos de trabajo en diversas aplicaciones, como se ejemplifica a continuación:

Una empresa de seguros transformó las solicitudes en papel en formularios web adaptables para dispositivos móviles. Estos formularios muestran solo las preguntas relevantes para el agente o el tipo específico de póliza.
Una aerolínea importante centraliza todas las solicitudes de pilotos en un solo formulario, permitiendo la carga de documentos de capacitación y certificación en línea. La información se envía a un proceso de evaluación y programación de entrevistas.
Un casino recopila datos adicionales de cada contrato a través de un formulario web, vinculando la información contextual con el documento del contrato durante todo el proceso de revisión y aprobación.
Un proveedor de software utiliza un formulario global para capturar todas las solicitudes de pedido, iniciando así los procesos subsiguientes de pago de facturas.

Los formularios en línea que ofrecemos en nuestra plataforma están diseñados para satisfacer los requisitos específicos de cualquier tipo de empresa. Estos formularios se ajustan al recorrido del cliente, simplifican las tareas administrativas y actúan como un valioso recurso de apoyo para tu negocio. Algunas de las funciones que ofrecen incluyen:

Integra de forma inteligente:

Para agilizar aún más sus operaciones, puede combinar los formularios basados en web con flujos de trabajo digitales, de modo que cada formulario completado desencadene el siguiente paso en un proceso específico:

Compras.

En el caso de las compras, cada vez que se realiza una compra, un usuario completa un formulario con detalles sobre el producto, incluyendo descripción, proveedor, cantidad y costo. Este formulario genera automáticamente una orden de compra que se guarda en Isoptimo. La orden de compra se procesa a través de todos los pasos necesarios, desde la aprobación hasta el pago, y se asocia con la transacción, junto con el albarán de entrega y la factura correspondiente.

Contratación de nuevos empleados.

Cuando se contrata a un nuevo empleado, un miembro del equipo de Recursos Humanos completa un formulario con toda la información del empleado. Este formulario activa diversos procesos en diferentes departamentos: el departamento de compras solicita los suministros de oficina necesarios, el equipo de TI configura una dirección de correo electrónico y proporciona acceso a la red, los equipos de formación inscriben a los empleados en los programas pertinentes, y el departamento de contabilidad abre una nueva cuenta.

TIPS para una correcta implementación

Claro, integrar un formulario digital de manera efectiva en un flujo de trabajo es crucial para optimizar la eficiencia y la precisión del proceso. Aquí tienes algunos consejos para hacerlo correctamente:

Define claramente el Propósito: Antes de crear el formulario, asegúrate de entender completamente el propósito de la recopilación de datos. Esto te ayudará a diseñar preguntas relevantes y útiles.
Diseño Intuitivo: Crea un diseño de formulario intuitivo y fácil de entender. Organiza las preguntas de manera lógica y utiliza etiquetas claras y comprensibles. Usa formatos como listas desplegables, casillas de verificación y botones de opción para simplificar las respuestas.
Conecta con el Flujo de Trabajo: Asegúrate de que el formulario esté directamente conectado con el flujo de trabajo. Define claramente qué acción o acciones se deben tomar después de que el formulario se complete. Esto podría incluir aprobaciones, notificaciones automáticas o actualizaciones de bases de datos.
Automatización: Isoptimo permite la integración de formularios con flujos de trabajo personalizados que pueden facilitar la transferencia de datos entre el formulario y tu flujo de trabajo, realizando de forma automatizada una serie de pasos las veces que sean necesarias a partir de un mismo formulario.
Validaciones y Reglas Lógicas: Implementa validaciones y reglas lógicas en el formulario para asegurarte de que los datos ingresados sean precisos y coherentes. Por ejemplo, puedes hacer que ciertos campos sean obligatorios o establecer rangos específicos para ciertos valores numéricos.
Pruebas Rigurosas: Antes de implementar el formulario en un flujo de trabajo en vivo, realice pruebas exhaustivas para asegurarte de que todos los campos funcionen correctamente y que los datos se transfieran como se espera.
Seguridad y Privacidad: Asegúrate de que el formulario cumple con las normativas de privacidad y seguridad. Si estás recopilando información sensible, utiliza medidas de seguridad adicionales como el cifrado de datos.
Feedback Continuo: Una vez que el formulario esté en funcionamiento, recopila comentarios de los usuarios para identificar cualquier problema o área de mejora. La retroalimentación continua es fundamental para optimizar y perfeccionar el proceso con el tiempo.
Capacitación del Usuario: Si varias personas están involucradas en el proceso de llenado del formulario, proporciona capacitación para asegurarte de que comprendan completamente cómo usar el formulario y por qué es importante para el flujo de trabajo.
Monitoreo y Mejora Continua: Implementa herramientas de monitoreo para seguir el rendimiento del formulario y del flujo de trabajo en general. Analiza regularmente los datos para identificar áreas de mejora y optimiza el proceso según sea necesario.

Recuerda que cada flujo de trabajo y formulario pueden tener requisitos específicos, así que adapta estos consejos según tus necesidades individuales.