¡Transformando Empresas con ISOptimo: La Revolución de la Digitalización y Automatización de Procesos!

La digitalización y automatización de procesos son fundamentales en el mundo empresarial actual. La implementación de software especializado como ISOptimo puede marcar una diferencia significativa en la eficiencia y productividad de una empresa. La digitalización no solo permite un acceso más rápido y fácil a la información, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos, lo que puede llevar a una mayor precisión y consistencia en los procesos empresariales.

ISOptimo impulsa tu transformación digital

Las funcionalidades de formularios y workflow de ISOptimo permiten a las empresas estandarizar sus procesos y garantizar que se sigan las mejores prácticas. Los formularios digitales pueden ser diseñados y personalizados para adaptarse a las necesidades específicas de cada proceso empresarial, lo que permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad. Además, los workflows automatizados aseguran que cada paso del proceso se ejecute de manera oportuna y eficiente, lo que puede llevar a una mayor productividad y reducción de costos.

Las funcionalidades de formularios y workflow de ISOptimo permiten a las empresas
estandarizar sus procesos y garantizar que se sigan las mejores prácticas. Los
formularios digitales pueden ser diseñados y personalizados para adaptarse a
las necesidades específicas de cada proceso empresarial, lo que permite una
mayor flexibilidad y adaptabilidad. Además, los workflows automatizados
aseguran que cada paso del proceso se ejecute de manera oportuna y eficiente,
lo que puede llevar a una mayor productividad y reducción de costos.

¿Cómo implementar formularios virtuales?

Consejos para una implementación exitosa

Planificación Estratégica

Antes de comenzar, elabora un plan estratégico que defina tus objetivos con Formularios. ¿Qué deseas lograr con esta tecnología? ¿Cómo encaja en tu estrategia general de atención al cliente y gestión de información? Un plan sólido te ayudará a mantener el rumbo y medir tu éxito.

Identifica Casos de Uso

Identifica los casos de uso específicos en los que los Formularios pueden marcar la diferencia. Por ejemplo, la gestión de proyectos, el seguimiento de propuestas comerciales o la comunicación con clientes internacionales. Cuanto más específicos sean tus casos de uso, más efectiva será la implementación.

Formación y Capacitación

Asegúrate de que tu equipo esté bien capacitado en el uso de Formularios. Proporciona sesiones de formación adecuadas para que todos comprendan cómo funciona la herramienta y cómo pueden integrarla en sus procesos diarios.

Personalización y Marca

Aprovecha la capacidad de personalización de Formularios para reflejar la identidad de tu empresa. Asegúrate de que los formatos tengan el logotipo y los colores de tu empresa para ofrecer una experiencia coherente a tus clientes.

¿Cómo implementar flujos te trabajo (WorkFlow)?

1. Identifica las áreas que necesitan ser mejoradas

No podrás automatizar los procesos hasta que sepas qué procesos están ya en marcha. Comienza por trazar un mapa de tus procesos actuales y realiza un análisis del flujo de trabajo para poder implementar mejor la automatización de los procesos del flujo de trabajo. Esto puede parecer intimidante, pero no te preocupes, te ayudaremos en cada paso del camino.

2. Define qué ganarás con la automatización

Define sobre papel lo que pretendes ganar con la automatización de tu flujo de trabajo. Comienza por articular lo que le falta al proceso actual o lo que es ineficiente. Cuando tengas un esquema claro del problema, podrás mostrar cómo la solución del problema beneficiará a la empresa. Ese objetivo debe ser el principio rector de cada paso del proceso de automatización del flujo de trabajo, desde la concepción hasta la implementación.

He aquí un ejemplo de cómo podría ser este proceso en la vida real: Supongamos que has creado plantillas de flujo de trabajo para ventas, y has descubierto que el proceso de recopilación y calificación de clientes potenciales es increíblemente ineficiente. Tal vez tengas muchos prospectos que llegan, pero tus vendedores pasan mucho tiempo tratando de determinar cuáles de esos prospectos están calificados y son valiosos.

Has decidido implementar un mejor software de calificación de clientes potenciales para mejorar esta ineficiencia y ayudar a tus vendedores a establecer un mejor contacto con los mejores clientes potenciales. En este caso, tu objetivo final es aumentar los ingresos que entran y mejorar el porcentaje de ventas que se cierran (porque tu equipo de ventas solo trabaja con prospectos prometedores). Sin definir el objetivo, no tendrás forma de medir la eficiencia de tu proceso.

3. Optimizar el proceso de manera gradual.

Al abordar primero las tareas más sencillas, podrás identificar rápidamente cualquier problema o punto débil en el flujo de trabajo. Esto te permitirá implementar soluciones rápidas y eficientes, lo que a su vez generará un impulso positivo y motivación para abordar los aspectos más complejos.

Además, comenzar por lo más sencillo te ayudará a establecer una base sólida y comprensión clara del proceso en general. Esto te permitirá comprender mejor las interacciones y dependencias entre las diferentes etapas del flujo de trabajo, lo que a su vez facilitará la identificación de oportunidades de mejora.

Recuerda que cada pequeña optimización en el flujo de trabajo puede tener un impacto significativo en la eficiencia general. Al construir sobre estos éxitos iniciales, podrás generar un impulso positivo y aprovechar el conocimiento adquirido para abordar los desafíos más complejos con mayor confianza y claridad.

Fábricas de Productividad y Sostenibilidad

Este plan, perteneciente al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se ejecuta a través de las distintas cámaras de comercio nacionales mediante convocatorias, mediante las cuales las empresas pueden registrarse y acceder a servicios profesionales empresariales, abonando únicamente un pequeño porcentaje de los costos. El objetivo principal es que las compañías mejoren sus indicadores de rentabilidad y aumenten su capacidad competitiva tanto a nivel nacional como internacional. Las áreas que abarca el programa son diversas e impactan en una amplia gama de negocios, concentrándose en aspectos como la productividad operacional, eficiencia energética, gestión comercial, calidad empresarial, productividad laboral, desarrollo y sofisticación de productos, transformación digital, sostenibilidad y logística.

Fábricas de Productividad brinda asistencia técnica para resolver los cuellos de botella que impiden el crecimiento de las empresas y lograr mejoras internas como:

Reducción de costos de operación.
Optimización de procesos.
Aumento de clientes y ventas.
Adopción de buenas prácticas de sostenibilidad ambiental.
Menores tiempos tanto de producción como de entrega a sus clientes.

Con ISOptimo obtienes grandes beneficios

Al aprovechar el financiamiento proporcionado por el programa Fábricas de Productividad y Sostenibilidad de la Cámara, tendrás la posibilidad de acceder a un crédito de hasta el 90%, lo que te permitirá adquirir un software que simplificará cada fase de tus operaciones empresariales

BENEFICIOS QUE OBTENDRÍAS

Gestión documental
Integración de sedes/sucursales
Digitalización y Automatización de procesos
Flujos de trabajo
Firma digital
Formularios digitales
Mejora continua
Gestión y generación de FUEC electrónico

Gestión de procesos
Auditoría
Gestión de usuarios
Integración de proveedores
Gestión de accesos
Almacenamiento en la nube
Tablas de retención documental, series, subseries y tipos documentales

¿Cómo adquirir este subsidio?

Deberás postular tu empresa en el siguiente Link ingresando los datos correspondientes, para hacer válida tu postulación debes cumplir con estos requisitos:

1. Mínimo dos años de constitución.
2. Estar matriculado y renovado en la Cámara de Comercio.
3. Tener un índice registral de 0,6 o más.
4.    Ser de los sectores agroindustria, manufacturas o servicios.
5.    Tener mínimo 4 empleados directos o mínimo 500 smmlv en activos.
6.    No tener inhabilidades para contratar con el sistema de compra pública.