Todo lo que debes saber sobre la firma electrónica en Colombia
Es innegable que las empresas se encuentran inmersas en un proceso significativo de cambio hacia lo digital. La crisis desencadenada por el COVID-19 ha impulsado la digitalización de manera notable. Tanto empresas como administraciones están optando cada vez más por productos que les permitan ahorrar tiempo, dinero y garantizar seguridad.
En Colombia, donde la digitalización empresarial aún no ha alcanzado niveles masivos, el comercio electrónico se considera un impulsor clave del crecimiento económico en el siglo XXI y un elemento esencial para fortalecer la competitividad de las pequeñas y medianas empresas (pymes y mipymes). Esto se logra a través de la aplicación de tecnologías de la información y comunicación, buscando soluciones como las firmas digitales para contribuir a su desarrollo.
En el país, la Ley 527 de 1999 regula el régimen de certificación electrónica, definiendo y regulando el acceso y uso de mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales. Además, el Decreto 2364 de 2012 define la firma electrónica como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que identifican a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre que sea confiable y adecuado para su uso previsto.
Es relevante destacar que la firma digital se considera una forma más robusta y segura de firma electrónica. Aunque toda firma digital es electrónica, no todas las firmas electrónicas cumplen con los estándares de seguridad de una firma digital.
La Resolución 000022 de 2019 ha agilizado el proceso de adquisición de firmas digitales, alineándose con la política de Gobierno Digital. En este sentido, la Dian busca optimizar y simplificar los trámites para facilitar su uso en los servicios informáticos. Además, la resolución establece que el instrumento de firma electrónica puede obtenerse mediante autogeneración, eliminando la necesidad de renovación y revocación del sistema anterior.
Este avance representa un hito significativo en el ámbito del Gobierno Electrónico, ya que ya no es necesario acudir a las oficinas para realizar tediosos trámites, sino que se pueden llevar a cabo desde cualquier dispositivo en cuestión de minutos.
¿Quién puede usar la firma electrónica?
La DIAN autoriza el uso de la firma electrónica para el cumplimiento de las obligaciones, operaciones y trámites realizados por personas naturales que actúen en nombre propio o representen a otra persona natural y jurídica incluidas aquellas que se encuentren viviendo en el exterior. También podrá ser utilizada por todas aquellas personas que quieran presentar declaraciones tributarias y operaciones de pago de manera virtual.
¿Qué beneficios tiene usar la firma electrónica?
Seguridad Reforzada
La firma electrónica ofrece una seguridad mejorada al proporcionar datos adicionales, como la ubicación y la fecha de firma.. Factores de autenticación, como contraseñas, garantizan que solo las personas autorizadas realicen la firma, y los documentos firmados suelen contar con protección mediante cifrado digital.
Reducción de Costos
La gestión en línea de documentos elimina los gastos asociados con la impresión, transporte y almacenamiento físico, convirtiendo el trámite manual de documentos en algo obsoleto. Según un estudio de Adobe, el 61% de los gerentes informó una disminución de costos relacionados con documentos gracias a la implementación de firmas electrónicas.
Mejora en la Experiencia del Cliente
En sectores como el financiero, la apertura de cuentas en línea, que solía requerir verificación de identidad en sucursales, ahora se simplifica y agiliza mediante firmas electrónicas. Esto añade un valor significativo al servicio al hacerlo completamente digital, lo que resulta más fácil y conveniente para los clientes.
Eficiencia en el Procesamiento de Documentos
La firma electrónica simplifica el proceso de manejo de documentos en comparación con las firmas tradicionales. En lugar de imprimir, firmar, escanear y enviar documentos repetidamente para obtener múltiples firmas, basta con adjuntar la firma electrónica al archivo y compartirlo con los demás participantes, agilizando significativamente el proceso.
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