Estandarización de procesos a través de formularios digitales y CheckLists

La estandarización de procesos se convierte en uno de los principales motivos por los cuales una empresa aumenta su tasa de éxito, ya que los procesos estandarizados ofrecen ventajas competitivas a empresas de cualquier tamaño, permitiendo entender el comportamiento del negocio y establecer indicadores de rendimiento que sirven de guía para la toma de decisiones.

Estandarizar procesos implica la unificación de todos los procedimientos que intervienen en la prestación de servicios o el desarrollo de productos, lo cual solo puede conseguirse a partir de un conocimiento pleno del funcionamiento de toda la empresa y con la implementación de herramientas de gestión.

Para las empresas que poseen equipos de trabajo en el campo, ya sean propios o tercerizados, es fundamental disponer de procedimientos estándar, siendo esta la única forma de mantener control sobre la calidad de los servicios entregados por los proveedores al cliente. Esto se obtiene implementando un software de gestión que incluya formularios digitales y checklists.

Así, la empresa tendrá la capacidad de recopilar información en tiempo real sobre el desempeño de los equipos directamente en el lugar del trabajo, garantizando la calidad de los servicios que estos proporcionan a los clientes. Este tipo de servicio puede conseguirse por medio de las soluciones integrales y personalizables que son ofrecidas por Isoptimo.

RAZONES PARA ESTANDARIZAR PROCESOS Y HERRAMIENTAS A UTILIZAR

¿Deseas mejorar la eficiencia de tus equipos? Unificar los procesos y normas relacionadas con las actividades de tu empresa, así como establecer estándares de calidad, se presenta como una de las mejores formas de impulsar la rentabilidad, aumentar la eficiencia de los equipos de trabajo y reducir la cantidad de recursos materiales y humanos involucrados en la entrega de servicios en el ámbito laboral.

Existen cinco razones fundamentales por las cuales es crucial estandarizar los procesos de tu empresa:

Aumento de la productividad: Actualizar y rediseñar procedimientos para adaptarlos a un estándar de calidad que deba ser cumplido por todos los proveedores de nuestra empresa resulta ser una de las mejores maneras de multiplicar la productividad.
Evita actividades duplicadas: Se reduce el trabajo innecesario, especialmente en lo relacionado con el registro de información. La plataforma tecnológica de Tutenlabs ofrece una herramienta potente y efectiva para manejar equipos de forma sencilla.
Aumenta la satisfacción de los clientes: Al contar con normas y protocolos estandarizados, es posible evitar retrasos en la entrega de servicios, discrepancias en la información, quejas y pérdida de clientes.
Facilita el crecimiento de la empresa: Cuando se dispone de procesos estandarizados, se simplifica la gestión de los equipos de trabajo, lo que proporciona una mayor capacidad de crecimiento escalable.
Reduce el estrés laboral: Durante la prestación de un servicio, los equipos de trabajo en el campo y quienes supervisan las actividades desde la oficina enfrentan cargas enormes de estrés laboral. Con un sistema estandarizado y optimizado, el nivel de estrés disminuye considerablemente, permitiendo que los equipos se sientan mejor en sus tareas.

HERRAMIENTAS IDEALES PARA ESTANDARIZAR PROCESOS DE EQUIPOS DE TRABAJO

Existen dos herramientas fundamentales que resultan de gran utilidad para la estandarización de procesos relacionados con la entrega de un servicio, ya sea que los proveedores formen parte de la plantilla de colaboradores o sean proveedores externos.

FORMULARIOS DIGITALES

Los formularios son documentos diseñados para recopilar información y datos específicos. Anteriormente, se empleaban formularios en formato físico, los cuales han quedado obsoletos desde la introducción de los formularios digitales. Estos últimos tienen la capacidad de centralizar la información, almacenarla y ponerla a disposición en tiempo real.

Un formulario digital, gestionado por una aplicación que centraliza la información y la pone a disposición de todas las áreas de la empresa, se convierte en una herramienta potente para lograr la estandarización de procesos relacionados con equipos de trabajo que operan en el terreno laboral, dejando atrás el uso anticuado del papel.

CHECKLIST (TABLA DE COMPROBACIÓN)

También conocidos como listados de chequeo, hojas de verificación o listados de control, los checklists son herramientas que permiten recopilar datos de manera organizada y sistemática, siguiendo un orden jerárquico. Aseguran que el técnico en el campo o el empleado en la oficina no olvide ninguna tarea fundamental en la entrega de un servicio.

Estos listados son especialmente útiles para realizar inspecciones y mantener el control sobre tareas importantes o que deben llevarse a cabo en un orden establecido. Esto facilita la detección de errores, fallos o defectos en algún proceso, con un procedimiento simplificado. Los checklists digitales se pueden utilizar para analizar y verificar operaciones de manera automática, además, en tiempo real.

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL USO DE CHECKLISTS Y FORMULARIOS DIGITALES?

Cuando se implementan de manera adecuada los formularios digitales y checklists, se obtienen los siguientes beneficios:

Automatización: Ambas herramientas son fundamentales para automatizar diversos procesos dentro de una empresa, especialmente aquellos que requieren gestionar las actividades llevadas a cabo por equipos de venta y técnicos en entornos laborales externos.

Reducción de errores: Los formularios digitales y las listas de chequeo contribuyen a disminuir la duplicidad de información y los errores comunes asociados con las actividades diarias de la empresa.

Organización: Toda la información puede organizarse y centralizarse mediante un programa informático, facilitando el acceso a quienes la necesiten en cualquier momento.

Resolución de problemas a distancia: Las distintas sedes de la empresa y los trabajadores en el campo tienen la capacidad de detectar errores y resolverlos sin importar la ubicación geográfica, gracias a la implementación de estas herramientas.