Gestión Documental Digital: Organización y Control con ISOptimo

En las organizaciones modernas, el manejo eficiente de la información es clave para garantizar el cumplimiento normativo, tomar decisiones ágiles y mantener la productividad. Sin embargo, muchas empresas aún almacenan documentos en papel o en carpetas desorganizadas, lo que genera pérdidas de tiempo, duplicidad de archivos y riesgos de seguridad. Con ISOptimo, es posible transformar la gestión documental mediante un sistema centralizado, seguro y accesible desde cualquier lugar.

Digitalización Documental: Más Allá del Archivo Físico

La digitalización documental va mucho más allá de escanear archivos. Implica estructurar, clasificar y gestionar documentos de forma inteligente para que estén disponibles cuando se necesitan, con trazabilidad completa de cada modificación.

Ventajas de digitalizar documentos con ISOptimo:

📂 Centralización: Todos los documentos organizados en un solo lugar.
🔐 Seguridad: Control de acceso por roles y respaldo automático en la nube.
🔎 Búsqueda rápida: Encuentra cualquier documento en segundos.
🕓 Historial de versiones: Registro completo de cambios, usuarios y fechas.

Por ejemplo, un área de calidad puede subir los manuales y procedimientos actualizados a ISOptimo y asegurarse de que cada empleado tenga acceso solo a la última versión vigente.

Automatización de Flujos Documentales

ISOptimo no solo almacena documentos, también permite automatizar todo el flujo de trabajo relacionado con ellos:

Ciclo documental digital con ISOptimo:

Carga del documento: Desde cualquier dispositivo.
Clasificación automática: Por tipo, fecha, área o estado.
Aprobaciones digitales: Con notificaciones y firma electrónica.
Trazabilidad completa: Seguimiento de quién vio, aprobó o modificó cada archivo.

Aplicaciones Prácticas de la Gestión Documental Digital

Los usos de ISOptimo en gestión documental son amplios y aplicables a todo tipo de organizaciones:

Normas ISO: Control y actualización de políticas y procedimientos.
RRHH: Expedientes laborales, contratos y certificados.
Compras y proveedores: Ordenes de compra, cotizaciones, fichas técnicas.
Proyectos: Planos, cronogramas y entregables organizados por fases.

Todo queda respaldado en la nube, sin depender de carpetas físicas ni de servidores locales.

Toma de Decisiones con Información Segura y Accesible

Con todos los documentos organizados, disponibles y actualizados en tiempo real, los líderes pueden tomar decisiones informadas, reducir riesgos legales y mejorar la eficiencia operativa. Además, ISOptimo permite integrar esta información con otras plataformas (como Power BI), potenciando su valor estratégico.

¿Listo para decirle adiós al papel y al desorden?

Con ISOptimo, cada documento está en el lugar correcto, accesible para quien debe verlo, y protegido frente a errores o pérdidas. Es hora de dar el siguiente paso hacia una gestión documental digital, segura y eficiente.

Fábricas de Productividad y Sostenibilidad

Este plan, perteneciente al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se ejecuta a través de las distintas cámaras de comercio nacionales mediante convocatorias, mediante las cuales las empresas pueden registrarse y acceder a servicios profesionales empresariales, abonando únicamente un pequeño porcentaje de los costos. El objetivo principal es que las compañías mejoren sus indicadores de rentabilidad y aumenten su capacidad competitiva tanto a nivel nacional como internacional. Las áreas que abarca el programa son diversas e impactan en una amplia gama de negocios, concentrándose en aspectos como la productividad operacional, eficiencia energética, gestión comercial, calidad empresarial, productividad laboral, desarrollo y sofisticación de productos, transformación digital, sostenibilidad y logística.

Fábricas de Productividad brinda asistencia técnica para resolver los cuellos de botella que impiden el crecimiento de las empresas y lograr mejoras internas como:

Reducción de costos de operación.
Optimización de procesos.
Aumento de clientes y ventas.
Adopción de buenas prácticas de sostenibilidad ambiental.
Menores tiempos tanto de producción como de entrega a sus clientes.

Con ISOptimo obtienes grandes beneficios

Al aprovechar el financiamiento proporcionado por el programa Fábricas de Productividad y Sostenibilidad de la Cámara, tendrás la posibilidad de acceder a un crédito de hasta el 90%, lo que te permitirá adquirir un software que simplificará cada fase de tus operaciones empresariales

BENEFICIOS QUE OBTENDRÍAS

Gestión documental
Integración de sedes/sucursales
Digitalización y Automatización de procesos
Flujos de trabajo
Firma digital
Formularios digitales
Mejora continua
Gestión y generación de FUEC electrónico

Gestión de procesos
Auditoría
Gestión de usuarios
Integración de proveedores
Gestión de accesos
Almacenamiento en la nube
Tablas de retención documental, series, subseries y tipos documentales

¿Cómo adquirir este subsidio?

Deberás postular tu empresa en el siguiente Link ingresando los datos correspondientes, para hacer válida tu postulación debes cumplir con estos requisitos:

1. Mínimo dos años de constitución.
2. Estar matriculado y renovado en la Cámara de Comercio.
3. Tener un índice registral de 0,6 o más.
4.    Ser de los sectores agroindustria, manufacturas o servicios.
5.    Tener mínimo 4 empleados directos o mínimo 500 smmlv en activos.
6.    No tener inhabilidades para contratar con el sistema de compra pública.