Impulsar la productividad con un sistema de gestión del flujo de trabajo

Para muchas empresas, las ineficiencias y pérdidas se consideran inevitables en la gestión empresarial. Sin embargo, un sistema de gestión del flujo de trabajo brinda a las empresas todas las herramientas necesarias para optimizar y agilizar sus operaciones. Aunque estos sistemas proporcionan una variedad de beneficios, como la reducción de costos y la mejora de la seguridad, existen cuatro beneficios clave en términos de productividad que ofrecen las soluciones de gestión del flujo de trabajo:

Mayor claridad en los procesos comerciales.
Flexibilidad para añadir o eliminar flujos de trabajo existentes.
Profundización en la comprensión de los procesos comerciales.
Simplificación de las tareas para aumentar la productividad.

Aumento de la transparencia en los procesos comerciales

Los empleados dedican incontables horas ingresando datos, buscando información y enviando documentos por correo electrónico. Esta actividad no solo paraliza procesos completos, sino que también abre la puerta a errores significativos, excepciones y molestias innecesarias.

El software basado en la nube ofrece una configuración rápida, periodos de aprendizaje cortos y cero tiempo de inactividad, lo que permite a los empleados, gerentes y ejecutivos adoptar la nueva solución con una mínima interrupción en las operaciones. Esto significa que el personal ya no necesita perder tiempo en tareas manuales y repetitivas, pudiendo relegar las labores rutinarias a un segundo plano y concentrarse en interactuar con la información solo en los puntos cruciales de toma de decisiones.

Además, ya no es necesario revisar papeles ni almacenar documentos. Todos experimentarán un aumento notable en la productividad gracias a los flujos de trabajo automatizados, diseñados específicamente para las necesidades de la empresa y flexibles para adaptarse a los requisitos cambiantes.

Viniendo, yendo y evolucionando

Los flujos de trabajo rara vez permanecen estáticos. No solo las tareas están en constante evolución, sino que también los responsables de llevarlas a cabo pueden cambiar regularmente, especialmente en organizaciones grandes. Por lo tanto, las organizaciones necesitan la flexibilidad para agregar o eliminar empleados y tareas de manera sencilla en los procesos de flujo de trabajo existentes.

Las situaciones más evidentes que demuestran esta necesidad de flexibilidad son la incorporación y la desvinculación de empleados. Cuando se contrata a un nuevo empleado, debe ser integrado en los flujos de trabajo correspondientes a sus responsabilidades. De manera similar, al despedir a un empleado, la organización debe reasignar las responsabilidades del empleado saliente para evitar una disminución en la productividad. Además, los cambios en la dirección también son comunes. En flujos de trabajo como los procesos de aprobación automatizados, puede ser necesario redirigir las solicitudes para asegurar que se envíen a la persona adecuada para su aprobación.

Un sistema de gestión del flujo de trabajo ofrece a las organizaciones la flexibilidad necesaria para hacer frente a estos desafíos en tiempo real. Los interesados pueden ajustar fácilmente los flujos de trabajo, añadiendo o eliminando participantes y tareas según sea necesario, y ocuparse de todas las tareas administrativas relacionadas con esos cambios.

Conocimiento más profundo de los datos de la empresa y la detección de errores

Uno de los principales beneficios de un sistema de gestión del flujo de trabajo radica en la capacidad para acceder a datos precisos y tomar decisiones informadas para optimizar el proceso. Sin embargo, esto requiere que los datos estén exactos y disponibles en tiempo real. Sorprendentemente, aproximadamente 1 de cada 4 organizaciones duda de la precisión de los datos en los que se basan. Otras confían en software de gestión del flujo de trabajo obsoleto que carece de funciones en tiempo real.

Los problemas derivados de datos inexactos son evidentes, ya que las decisiones solo son válidas en la medida en que reflejan la realidad de los procesos comerciales de una organización. Existen diversas causas potenciales de datos defectuosos, como la elección y seguimiento incorrectos de indicadores de rendimiento. Además, los datos que no son en tiempo real suelen ser imprecisos.

Imaginemos un escenario común, como el proceso de incorporación de un nuevo cliente. Supongamos que, en el pasado, este proceso solía llevar aproximadamente 10 días. Con el objetivo de mejorar la eficiencia, la organización implementa una solución de automatización y el proceso ahora se completa en un día. Sin embargo, por alguna razón, la semana pasada este proceso ha estado tardando 3 días. Sin acceso a datos en tiempo real, resulta imposible determinar la causa de este retraso.

Los flujos de trabajo son dinámicos y las organizaciones necesitan retroalimentación instantánea para identificar y solucionar posibles obstáculos. Un sistema moderno de gestión del flujo de trabajo proporciona a las partes interesadas información valiosa que les permite optimizar al máximo sus procesos.

Racionalizar las tareas para aumentar la productividad

Un completo sistema de gestión del flujo de trabajo permite a las organizaciones aprovechar las potentes soluciones de automatización. De acuerdo con la investigación de McKinsey, un se estima que el 60% de las ocupaciones podrían ahorrar un 30% de su tiempo con la automatización. Los tipos de tareas que son adecuadas para la automatización son las que consumen tiempo y son repetitivas. Por ejemplo, sustituir las tareas de introducción manual de datos propensas a errores por una solución de automatización que extraiga e introduzca datos en un sistema centralizado de gestión de datos.

Además de ahorrar tiempo y reducir los errores, un sistema de gestión del flujo de trabajo aumenta significativamente la productividad de los empleados. Encuentran comodidad al saber de qué tareas son responsables y disfrutan trabajando en tareas que proporcionan más valor a la organización. Los empleados también pueden administrar mejor su tiempo y se les proporciona una comunicación fluida en toda la organización.

Un sistema de gestión del flujo de trabajo también debe dar flexibilidad a las organizaciones. Las partes interesadas deben ser capaces de implementar cambios para responder a los desafíos del mundo real. La pandemia de COVID-19 es un ejemplo de ello. De repente, se requirió que fuerzas de trabajo enteras pasaran a trabajar a distancia. Los recortes presupuestarios y la disminución de la demanda de los consumidores obligaron a los empleados a usar múltiples sombreros. Las organizaciones que estaban en la mejor posición para responder a estos desafíos eran las que podían reestructurar sus flujos de trabajo sobre la marcha. Con un sistema de gestión del flujo de trabajo, las organizaciones pueden planificar este tipo de desafíos y fluctuaciones, elaborando una respuesta adecuada y eficaz.

Pensamiento final

Las empresas se encuentran actualmente ante una gran incertidumbre y desafíos constantes. Implementar una herramienta automatizada como el software de gestión del flujo de trabajo ofrece a las organizaciones una flexibilidad y eficiencia incomparables. ProcessMaker ofrece un software de gestión del flujo de trabajo de clase mundial con tecnología de bajo código que puede impulsar su organización hacia nuevos horizontes.