Automatizar procesos de oficina es posible

La mayoría de las acciones repetitivas en los procesos de oficina de una empresa pueden automatizarse reduciendo costes y posibles errores humanos.

La mejor forma de automatizar estas acciones habituales en los procesos de oficina es mediante un gestor documental con workflow, a continuación vamos a ver ventajas de la automatización de procesos, qué acciones se pueden automatizar y la mejor forma de hacerlo, utilizando el software de gestión documental y workflow de Isoptimo

Cosas que puedes hacer en tu software de gestión documental:

¿Qué es la automatización de procesos?

Automatizar es básicamente dejar que las máquinas, o los sistemas electrónicos o informáticos, se ocupen de gestionar y controlar tareas que, en condiciones normales, tendrían que desempeñar operadores humanos.

En función de la complejidad de la tarea en cuestión, podemos hablar de una automatización totalmente autónoma o supervisada por personas. Pero en definitiva se trata de que se ocupen ellas de terminarla eficazmente, ahorrándote el esfuerzo.

Ventajas de la Automatización de Procesos

Es innegable que la automatización de procesos ofrece una serie de beneficios significativos para el funcionamiento de cualquier empresa. Estos son algunos de ellos:

Liberación de Recursos Humanos: Aquellas personas que antes se encargaban de tareas específicas pueden ahora dedicarse a resolver otros asuntos, lo que no implica necesariamente despidos, sino que la empresa puede asumir más responsabilidades, posiblemente más cruciales, y prosperar en consecuencia.
Mayor Velocidad: En ciertas actividades, como el procesamiento de datos, las capacidades de las máquinas superan con creces a las del cerebro humano desde hace tiempo. Aunque no pueden razonar (por ahora), su capacidad de cálculo es infinitamente superior y sigue creciendo exponencialmente gracias al avance tecnológico. Esto significa que tareas que antes parecían interminables cuando se hacían manualmente pueden completarse mucho más rápido.
Reducción de Errores: Los seres humanos son propensos a cometer errores debido a su naturaleza. Un pequeño descuido o falta de información puede arruinar una operación delicada, lo que lleva a reiniciarla (con las consecuencias que ello conlleva) o la hace irrecuperable. Las máquinas, con el mantenimiento y calibración adecuados, son precisas y garantizan resultados excelentes de manera constante.
Mejora del Entorno Laboral: Dependiendo del contexto y la industria, algunas tareas esenciales pueden resultar desagradables debido a su naturaleza repetitiva o poco creativa. Estas son precisamente las tareas para las que las máquinas están diseñadas, realizando actividades rutinarias de manera constante y sin fatiga ni estrés, lo que mejora el bienestar en el entorno laboral.
Eficiencia Económica: La automatización permite reducir el tiempo y el personal necesario para llevar a cabo la misma carga de trabajo o incluso una mayor, lo que resulta en la reducción de costos y, en última instancia, en mayores beneficios que pueden reinvertirse en el crecimiento de la empresa.

Software útil para la automatización de procesos documentales:

Isoptimo

La automatización de procesos puede aplicarse en una amplia variedad de áreas, desde la manufactura industrial hasta los cálculos económicos y financieros, pasando por tareas administrativas, entre muchos otros ejemplos posibles.

Un ámbito particularmente interesante para implementar esta automatización es el relacionado con la documentación. Toda empresa genera una gran cantidad de documentos de diversa índole, a menudo en cantidades difíciles de gestionar, como contratos, facturas, informes, recibos y legislación, por nombrar algunos.

Afortunadamente, existen programas especializados en la gestión documental, como el ofrecido por Isoptimo, que facilitan el manejo eficiente de este volumen de documentos.

Una gestión documental efectiva contribuye a preservar de manera segura los archivos críticos, evitando la degradación de materiales y posibles accesos no autorizados a información confidencial. Además, organiza los documentos de manera que resulta sencillo acceder a los necesarios en cualquier momento.

Si además se digitaliza, permite un acceso rápido a estos documentos para las personas interesadas, independientemente de su ubicación geográfica, lo que reduce la necesidad de desplazamientos y ahorra tiempo y dinero, eliminando también problemas de compatibilidad entre formatos.

Además, la digitalización libera espacio que antes ocupaban los documentos físicos, espacio que potencialmente puede utilizarse para actividades más productivas y, por ende, generar un mayor valor para la empresa.

La gestión documental representa una de las formas fundamentales de automatización de procesos que las empresas deben considerar para aumentar su eficiencia, y las soluciones ofrecidas por Isoptimo pueden resultar extremadamente útiles en esta tarea.

Cosas que puedes hacer en tu software de gestión documental:

Generar documentos similares

En los procesos de oficina hay muchos documentos que se generan usando una «plantilla» o una copia de un documento similar. Por ejemplo los contratos, las ofertas o las cartas de pago son documentos en los que al redactarlos el texto general se mantiene y solo cambian algunos datos concretos como los datos del cliente, el importe de pago, etc.

Isoptimo permite tener plantillas de documentos asociadas a las categorías de forma que al seleccionar un formato se generan los campos establecidos en el documento. En el módulo de Documentos se encuentra “Nuevo Formulario” permitiendo a través de este la creación de formularios que harán las veces de una plantilla de un documento que podrá ser usada la cantidad de veces que lo requiera.

Mediante esta opción es posible la automatización de procesos y diligenciamiento de formularios de manera ágil y sencilla.

Enviar correo electrónico

Al igual que sucede con los documentos, en los procesos de oficina, algunos correos pueden automatizarse creando un correo electrónico, que se envíe a los agentes adecuados del proceso en cada momento y con las instrucciones para el mismo.

Los correos electrónicos se pueden generar cuando se realizan distintas acciones, al crear un documento, al publicarlo, al cambiar de estado, al asignar un paso a un workflow…. y se envían automáticamente a las personas implicadas en el proceso.

Siguiendo con el ejemplo anterior puedes crear un correo automático que se envíe al cliente cuando se avance al estado de una tarea, ya sea en los responsables de un workflow, en la asignación de tareas o actividades, en el redireccionamiento de documentos para revisión y una gran cantidad de funcionalidades que ofrece isoptimo, incluso añadir enlaces para que pueda diligenciar un documento, para que pueda avanzar de estado para confirmar la recepción o solicitar cambios.

Organizar documentos

Dentro de un mismo tipo de documento, ofertas, contratos, facturas, cartas es necesario poder organizar los documentos por distintos criterios según el punto de los procesos de oficina en el que se encuentren, por ejemplo contratos firmados, facturas vencidas, ofertas rechazadas, etc…

Usando un gestor documental puedes hacer que esta organización se realice de forma automática al filtrar tus documentos de acuerdo a sus necesidades, permitiendo una mejor navegación a través de los mismos, ya que puedes acceder a estos a través de su fecha de creación, código, nombre, autor, tipo y proceso al cual pertenezca, siendo así, amigable y de fácil uso para el usuario.

En resumen, la automatización de procesos es esencial para mejorar la eficiencia productiva de una empresa. Cualquier tarea susceptible de ser automatizada debería ser delegada a las máquinas para lograr un rendimiento óptimo. A lo largo de la historia, las diferentes revoluciones industriales han destacado esta necesidad, y hoy en día, con recursos tecnológicos inimaginables en el pasado, no se puede desaprovechar esta oportunidad.