¿Qué es un Software de Gestión de Workflow?

Hace ya tiempo que en el sector del software se escucha de forma habitual la palabra Workflow (flujo de trabajo) como una forma de definir los aspectos operacionales de una actividad de trabajo.

Los Sistemas de Gestión de Flujos de trabajo, control y gestión de procesos de negocio o BPM (Business Process Management), que habitualmente están incluidos en las herramientas de Gestión Documental, ECM o CSP, tienen el objetivo de integrar a las personas, los ordenadores y los procesos con objeto de reducir tiempo y aumentar el control en la ejecución de cualquier trabajo. Un flujo de trabajo se puede controlar de forma manual o informatizada, aunque lo más habitual es que se integren ambos métodos Partiendo de un esquema de workflow se organizan tareas y recursos mediante reglas que facilitan y simplifican el control de un determinado proceso dentro de una empresa.

El objetivo que se persigue con un esquema workflow es la máxima normalización de los procesos de trabajo con control absoluto de todos y cada uno de los pasos de cada tarea. Al utilizar software para esta tarea se consigue llevar el esquema de trabajo desde el papel y control manual hasta una herramienta para controlar estos procesos desde un ordenador.

El software de gestión de workflow, además de comprobar que los pasos que se siguen son siempre los mismos, automatiza todas las acciones posibles en cada uno de esos pasos.

Esta automatización puede incluir desde envío automático de avisos y alertas hasta creación automática de documentos y correos electrónicos según plantillas o incluso integración de diferentes sistemas software (por ejemplo indicar a otro software que tiene que facturar un servicio al llegar un paso determinado del proceso)

¿Cómo funciona un Software de Gestión de Workflow?

Las herramientas de control de flujos de trabajo permiten establecer los pasos de dicho flujo mediante diferentes tipos de diagramas.

Los usuarios crean los documentos en el sistema y avanzan por el flujo de trabajo «cambiando el estado» de estos documentos. El sistema puede configurarse para realizar tareas automáticas cuando se cambia el estado en un proceso (por ejemplo enviar el correo electrónico al cliente con su oferta al «enviar oferta») o cuando se permanece mucho tiempo en un estado (por ejemplo avisar al equipo comercial cuando la oferta lleva mucho tiempo en estado «Enviada al cliente»).

La gestión de Ofertas Comerciales es sólo un ejemplo, las herramientas de Workflow pueden utilizarse para normalizar y asisitir en cualquier proceso: Gstión de Tickets de Soporte para Atención al Cliente, Aprobación de Documentos, Control del proceso de Ventas, Procesos de Selección de Recursos Humanos, Denuncias, Reclamaciones y muchos otros.

Las Herramientas de Workflow y la Gestión Documental

Aunque las herramientas de Workflow pueden utilizarse para controlar, gestionar y optimizar cualquier proceso, los sistemas de flujo de trabajo tienen en particular una aplicación muy importante en la gestión documental.

La gran cantidad de documentación que se genera dentro de cada oficina, sigue normalmente un número determinado de caminos o procesos que tienden a repetirse y son susceptibles de ser modelizados en un esquema workflow y por tanto automatizados en una herramienta de gestión documental con workflow que si además está en la nube es accesible desde un dispositivo móvil en cualquier lugar.

Ese es el motivo por el que el Software de Gestión Documental y el Software de Workflow a menudo se unifican, ofreciendo ambas funcionalidades en una única herramienta. De ahí la confusión entre «Software de Gestión Documental con Workflow» «Herramienta de Workflow que soporta Procesos Documentales«, «Software de Gestión de Contenidos Empresariales» (o ECM de sus siglas en inglés como forma de aunar los dos conceptos) y «Business Process Management Software» (o BPM)

Las herramientas que permiten implementar un flujo de trabajo optimizado están especialmente demandadas en la actualidad por las grandes corporaciones. Facilitan el trabajo en equipo y que no haya dudas a la hora de tomar decisiones sobre la metodología de trabajo para un determinado proceso. Permiten sobre todo tener descentralizadas las actividades de tipo administrativo o comercial con el consiguiente beneficio para la coordinación de grandes empresas.

¿Qué ventajas aporta utilizar un Software de Workflow?

Todos los expertos en productividad empresarial recomiendan la adopción de sistemas de flujo de trabajo (BPM) para todos aquellos procesos que sean susceptibles de ser automatizados. Esto no es nada nuevo, lo que ocurre es que ahora lo podemos implementar con aplicaciones informáticas que además funcionan un paso más allá de la tradicional red local, funcionan en la nube y tienen precios accesibles a la PYME.

Las ventajas que citan todos los especialistas en productividad son entre otras los que citamos a continuación:

Mejora del seguimiento y control de procesos gracias a una normalización en la metodología de trabajo.
Mejora de la productividad general y eficiencia entre departamentos. Permite un ahorro en los tiempos de ejecución para la gran mayoría de los procesos.
Muchos de los problemas que pueden surgir dentro de un proceso de trabajo son conocidos por anticipado, por tanto, el esquema de flujo de trabajo permite adelantarnos a posibles fallos y anticipar las soluciones.
Facilita la circulación de la información dentro de la propia empresa y por tanto se disminuyen los tiempos de atención interdepartamental, con clientes y proveedores.

La previsión y orden adecuado en las tareas a realizar siempre ha sido una garantía de eficacia en cualquier proyecto. Con la globalización empresarial, el control manual se hace en muchas ocasiones imposible, y en cualquier caso, una aplicación de gestión del flujo de trabajo en la nube bien planteada ahorra muchísimo tiempo, dinero y disgustos a las empresas.

Una adecuada integración con los datos de los que dispone la empresa como pueden ser correos electrónicos, direcciones de mensajería, datos para la facturación, y otro tipo de bases de datos, facilitan enormemente las labores administrativas dentro de cualquier empresa