4 pasos para la automatización de flujos de trabajo

Una organización bien administrada conoce el valor de la eficiencia. Esto es así porque una organización eficiente tiene empleados más felices, un mejor resultado final y una producción más rápida. La automatización del flujo de trabajo es una forma de acelerar la optimización en toda la empresa. Podrás reducir los errores humanos y mejorar el proceso de incorporación, al tiempo que disminuyes el estrés y la redundancia.

Te mostraremos cómo localizar los procesos de tu organización que pueden ser automatizados y luego te enseñaremos a automatizar dichos procesos. El resultado final es una empresa en la que los empleados y la dirección pueden enfocarse en el crecimiento del negocio y en capitalizar el ingenio.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo es el proceso de automatizar partes de tu negocio para que hagan las cosas por sí solas. Es la versión de la vida real de “Si esto…, entonces esto…”.

Por ejemplo, si recibes un nuevo cliente potencial, puedes automatizar un correo electrónico de bienvenida a dicho cliente potencial en lugar de escribirlo y enviarlo manualmente. A continuación, puedes configurar un flujo de trabajo automatizado para enviar un correo electrónico de seguimiento tres días después del correo electrónico inicial. Todo ello se hace sin intervención humana, por lo que tus empleados tienen la libertad de hacer el trabajo que prefieren, como pensar de forma creativa, resolver problemas y pedir burritos.

1. Identifica las áreas que necesitan ser mejoradas

No podrás automatizar los procesos hasta que sepas qué procesos están ya en marcha. Comienza por trazar un mapa de tus procesos actuales y realiza un análisis del flujo de trabajo para poder implementar mejor la automatización de los procesos del flujo de trabajo. Esto puede parecer intimidante, pero no te preocupes, te ayudaremos en cada paso del camino.

2. Define qué ganarás con la automatización

Define sobre papel lo que pretendes ganar con la automatización de tu flujo de trabajo. Comienza por articular lo que le falta al proceso actual o lo que es ineficiente. Cuando tengas un esquema claro del problema, podrás mostrar cómo la solución del problema beneficiará a la empresa. Ese objetivo debe ser el principio rector de cada paso del proceso de automatización del flujo de trabajo, desde la concepción hasta la implementación.

He aquí un ejemplo de cómo podría ser este proceso en la vida real: Supongamos que has creado plantillas de flujo de trabajo para ventas, y has descubierto que el proceso de recopilación y calificación de clientes potenciales es increíblemente ineficiente. Tal vez tengas muchos prospectos que llegan, pero tus vendedores pasan mucho tiempo tratando de determinar cuáles de esos prospectos están calificados y son valiosos.

Has decidido implementar un mejor software de calificación de clientes potenciales para mejorar esta ineficiencia y ayudar a tus vendedores a establecer un mejor contacto con los mejores clientes potenciales. En este caso, tu objetivo final es aumentar los ingresos que entran y mejorar el porcentaje de ventas que se cierran (porque tu equipo de ventas solo trabaja con prospectos prometedores). Sin definir el objetivo, no tendrás forma de medir la eficiencia de tu proceso.

3. Optimizar el proceso de manera gradual.

Al abordar primero las tareas más sencillas, podrás identificar rápidamente cualquier problema o punto débil en el flujo de trabajo. Esto te permitirá implementar soluciones rápidas y eficientes, lo que a su vez generará un impulso positivo y motivación para abordar los aspectos más complejos.

Además, comenzar por lo más sencillo te ayudará a establecer una base sólida y comprensión clara del proceso en general. Esto te permitirá comprender mejor las interacciones y dependencias entre las diferentes etapas del flujo de trabajo, lo que a su vez facilitará la identificación de oportunidades de mejora.

Recuerda que cada pequeña optimización en el flujo de trabajo puede tener un impacto significativo en la eficiencia general. Al construir sobre estos éxitos iniciales, podrás generar un impulso positivo y aprovechar el conocimiento adquirido para abordar los desafíos más complejos con mayor confianza y claridad.

4. Haz que todo el mundo partícipe

Comunicar y fomentar la participación de todos los empleados es crucial para el éxito de cualquier mejora en los flujos de trabajo. Aquí hay algunas sugerencias para dar la noticia de manera efectiva y lograr que todos se involucren:

Presenta la información de manera clara y transparente: Explica los motivos detrás de la optimización de los flujos de trabajo y cómo se espera que beneficie a la empresa y a los empleados. Utiliza un lenguaje claro y evita jergas técnicas que puedan generar confusión.
Destaca los beneficios para los empleados: Haz hincapié en cómo la automatización de ciertas tareas liberará tiempo y recursos que los empleados podrán dedicar a actividades más valiosas y gratificantes. Demuestra cómo esta mejora contribuirá a su desarrollo profesional y bienestar general.
Fomenta la participación activa: Invita a los empleados a compartir sus ideas, sugerencias y preocupaciones relacionadas con los flujos de trabajo actuales y las posibles mejoras. Anima a todos a participar en el proceso de optimización y aportar sus perspectivas únicas.
Proporciona capacitación y soporte: Asegúrate de ofrecer la capacitación necesaria para que los empleados puedan adaptarse a los cambios en los flujos de trabajo. Proporciona recursos, tutoriales y asistencia técnica para garantizar una transición fluida.
Reconoce y recompensa la participación: Celebra y reconoce el esfuerzo y las contribuciones de los empleados que se involucren activamente en el proceso de mejora de los flujos de trabajo. Considera la posibilidad de establecer incentivos o recompensas para aquellos que propongan soluciones innovadoras o implementen mejoras significativas.
Establece un canal de retroalimentación continua: Crea un espacio donde los empleados puedan brindar comentarios y realizar preguntas sobre los cambios en los flujos de trabajo. Asegúrate de estar abierto a escuchar sus inquietudes y de responder de manera oportuna y constructiva.

Recuerda que la participación de todos los empleados es fundamental para lograr una implementación exitosa y sostenible de las mejoras en los flujos de trabajo. Al involucrar a todos desde el principio, podrás obtener ideas valiosas, generar un mayor compromiso y crear un ambiente de trabajo colaborativo y motivador.