6 herramientas de gestión documental para ahorrar tiempo y dinero
En el actual y frenético mundo empresarial, el tiempo se ha convertido en un recurso inmensamente precioso. La gestión eficaz del tiempo puede resultar especialmente desafiante para empresas con equipos grandes. No obstante, incluso las pequeñas y medianas empresas pueden sacar provecho de las utilidades ofrecidas por un sistema de gestión documental.
Los sistemas de gestión de contenido empresarial brindan la oportunidad a empresas de todas las dimensiones de economizar tiempo y recursos al digitalizar documentos en papel, capturar documentos electrónicos y correos electrónicos, automatizar procesos basados en la gestión documental y asegurar que las personas adecuadas puedan acceder a la información necesaria en el momento y lugar indicados.
A continuación, se presentan algunos consejos sobre cómo emplear las herramientas de su software de gestión para optimizar el tiempo y los recursos financieros.
1. Firma electrónica
Cumple con:
La firma electrónica, tal como su nombre indica, se refiere a cualquier método para firmar documentos de forma digital. Actualmente, el uso de firmas electrónicas es común y ampliamente aceptado, ya que tienen validez legal en numerosas situaciones. El servicio de firma de Isoptimo garantiza que sus documentos sean firmados digitalmente de forma confiable.
¿Cómo beneficia en términos de tiempo y dinero? El proceso de exigir firmas en papel es altamente ineficiente. En primer lugar, se necesita una copia física que debe enviarse por correo o entregarse al firmante. Luego, el documento firmado debe escanearse para su archivo.
Al optar por firmas digitales, se eliminan varios pasos innecesarios, lo que reduce significativamente el riesgo de errores humanos. Un documento firmado digitalmente no se puede perder y, lo que es aún más crucial, una transacción que requiere firma no se retrasará por días mientras el documento viaja de un lugar a otro.
2. Acceso remoto a documentos importantes
Cumple con:
Un sistema de gestión documental centraliza todos los documentos cruciales de una empresa en un único lugar, accesible desde cualquier ubicación por los empleados con los permisos adecuados. En otras palabras, un empleado puede abrir cualquier documento sin tener que esperar la autorización de otra persona.
¿Cómo ahorra tiempo y dinero? La capacidad de acceder a documentos de forma remota permite a los empleados colaborar en tiempo real, haciendo que la organización sea más ágil y receptiva. Además, facilita respuestas rápidas a las preocupaciones de los clientes, generando una mayor satisfacción y retención. Además, considerando las tendencias actuales del mercado laboral, donde se espera que un número significativo de empleados trabaje de forma totalmente remota, garantizar el acceso remoto a documentos se ha vuelto crucial para atraer y retener talento. Los empleados altamente cualificados, que valoran la flexibilidad, buscan empresas que ofrezcan esta opción; por lo tanto, asegurarse de que su empresa brinde acceso remoto a documentos se convierte en una ventaja competitiva esencial para atraer y mantener a los mejores talentos.
3. Contratación, solicitudes de empleo e incorporación
Cumple con:
En el ámbito de la contratación, un sistema de gestión documental optimiza significativamente el proceso. Las herramientas que integran los sistemas de gestión documental permiten el procesamiento digital de solicitudes de empleo y el procedimiento de contratación, posibilitando que tanto los candidatos como los nuevos empleados envíen su documentación a través de un único portal.
Además, los formularios en línea ofrecen una manera sencilla de recopilar datos precisos. Al transferir la entrada de datos directamente desde la fuente de información, se garantiza la exactitud de la información. Los formularios electrónicos también generan resultados clasificables que facilitan la eliminación de candidatos que no cumplen con las competencias o credenciales requeridas.
¿Cómo ahorra tiempo y dinero? Cualquier proceso que transforme una tarea basada en papel en una automatizada y digital reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y mejora la eficiencia. En particular, gestionar las solicitudes de empleo a través de un sistema de gestión documental facilita la expansión de la red, tanto por la simplicidad del proceso de solicitud como por la base de datos centralizada de solicitudes de empleo que agiliza su procesamiento.
Además, la digitalización de la documentación de incorporación para nuevos empleados también conlleva beneficios. Facilita que los empleados comiencen su nuevo puesto sin la molestia de tener que completar numerosos formularios y repetir la misma información una y otra vez. Al evitar esta experiencia negativa antes de comenzar, se contribuye a que los nuevos empleados se sientan motivados y se adapten más rápidamente a su entorno laboral.
4. Ventanilla única
Cumple con:
Un sistema de gestión documental se presenta como una solución completa para administrar documentos, permitiendo el almacenamiento y acceso a diversos tipos de datos y archivos en un único lugar. Además, ofrece diversas ventajas. Los programas de correo electrónico están orientados hacia la comunicación y no están diseñados para el almacenamiento organizado, la seguridad o la búsqueda eficiente. Si experimenta dificultades para encontrar información dentro de correos electrónicos, es evidente la necesidad de una solución automatizada que incluya un componente de ventanilla única.
¿Cómo ahorra tiempo y dinero? De acuerdo con un estudio llevado a cabo por Foundry, el 91% de las empresas ya han implementado o planean adoptar una estrategia “Digital-first”, y el 52% de ellas ya han comenzado el proceso. Adoptar un sistema de gestión documental moderno con una ventanilla única se vuelve crucial para anticiparse a esta tendencia.
5. Flujos de trabajo automáticos
Las soluciones basadas en la nube ofrecen total disponibilidad en cualquier momento y lugar; los dispositivos, sistemas operativos y ubicaciones físicas ya no son obstáculos para que el personal realice sus tareas. Actividades esenciales como capturar, dirigir y aprobar documentos deberían estar al alcance a través de una aplicación móvil.
Los viajes de negocios están recuperando su lugar como una parte integral de la vida laboral. Con una aplicación móvil, se debería poder acceder a todos los documentos, participar en los flujos de trabajo y almacenar archivos directamente desde una tableta o un teléfono inteligente. Esta aplicación móvil debe replicar la apariencia y funcionalidad del software en una computadora portátil o de escritorio y no requerir formación adicional para su uso.
Comience a diseñar su camino hacia la transformación digital en este mismo momento.
La gestión documental involucra mucho más que simplemente archivar y administrar documentos electrónicos. En esencia, es un sistema que permite a los empleados distribuidos geográficamente participar en flujos de trabajo digitales, eliminando las fricciones de sus tareas cotidianas.
Las soluciones de gestión de documentos basadas en la nube abordan estos problemas comunes no solo en el ámbito de las TI, sino también en otros sectores empresariales. Esto no solo beneficia al equipo de TI sino también a los propietarios de la empresa, permitiendo incluso a las empresas más pequeñas ofrecer experiencias revolucionarias a través de almacenamiento escalable y poder de cómputo y seguridad que superan los estándares del sector.
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