7 beneficios de una herramienta de gestión documental que integre tus flujos de trabajo

Los gestores documentales digitales se crearon para sustituir los almacenes, cajas y estanterías de documentación y para dar respuesta a la necesidad de organizar y ordenar los documentos que se generan en el día a día de las empresas. Todo ello con el objetivo de que sean fácilmente localizables y accesibles por todos.

Hoy en día, la mayoría de las herramientas de gestión documental en la nube son estáticas y no permiten integrar los procesos de control, intercambio y seguimiento de los documentos que almacenan. Pues, en gran parte, se limitan a reproducir digitalmente el sistema de cajas y carpetas antiguo.

Estos procesos debes hacerlos manualmente y fuera del gestor documental. Es decir, debes dedicar tu tiempo a hacer todo el proceso de revisar los documentos, ver cuáles tienes y cuáles faltan por enviar, comprobar que toda la información sea correcta, contactar con los clientes o con el departamento de tu empresa que tenga los datos para que te los envíen, etc. para cada uno de tus proyectos y/o clientes.

¿Qué es la gestión documental y los flujos de trabajo o workflows?

En artículos anteriores ya hemos hablado en profundidad de estos dos temas, pero vamos a recuperar las definiciones para tener una noción básica y poder seguir leyendo.

La gestión documental se define como “El conjunto de normas y prácticas que se establecen dentro de una organización para almacenar documentos, ordenarlos y poder rescatarlos con facilidad cuando los necesitemos, eliminándolos cuando ya no sea necesario volver a consultarlos.”

Los flujos de trabajo, también conocidos como workflows, representan la automatización de los procedimientos empresariales. En esencia, implican la creación de una secuencia predefinida y el establecimiento de reglas y patrones que los empleados deben seguir. Este enfoque garantiza el flujo sin problemas de documentos, información, tareas y actividades a través de la organización o uno de sus departamentos. El propósito fundamental de esto es optimizar los recursos disponibles y alcanzar la ejecución más eficiente posible de un proceso determinado.

Ahora que hemos establecido el contexto, nuestro enfoque se dirige hacia los beneficios que puedes obtener al emplear una herramienta que integre la gestión documental con sus correspondientes flujos de trabajo.

¿Por qué es importante contar con una herramienta de gestión documental que integre los flujos de trabajo de tu empresa?

Al diseñar flujos de trabajo para una empresa, resulta esencial considerar las etapas de intercambio de documentación y datos, ya que constituyen elementos fundamentales en la mayoría de los procesos. Incorporar estas fases dentro de los workflows actúa como medida preventiva para evitar posibles estancamientos y prolongaciones innecesarias.

Consecuentemente, la progresión eficiente de dichos flujos de trabajo suele depender en gran medida de la disponibilidad de herramientas que simplifiquen la gestión, intercambio y revisión de documentos.

En resumen, el control preciso de los flujos de información se erige como un factor clave para el correcto funcionamiento de los procesos de trabajo, contribuyendo en última instancia al aumento global de la productividad en la empresa.

A continuación, enumeramos ciertos beneficios que podrían derivar del empleo de una herramienta que tome en consideración esta integración.

Beneficios con tus clientes y proveedores

En un sentido, se originarían ventajas que repercutirían en la dinámica de tus interacciones con clientes y proveedores, específicamente en los procedimientos de intercambio y recopilación de datos con individuos externos a tu organización.

Mayor supervisión del estado de todos tus procedimientos.

Cuando estás inmerso en la ejecución simultánea de diversos procesos, resulta imperativo tener un control constante sobre los documentos y la información recibida, así como identificar aquellos pendientes en relación con cada uno de ellos. Contar con una herramienta que realice este seguimiento de manera automatizada se traduciría en un notable ahorro de tiempo y, consiguientemente, una mejora sustancial en la eficacia operativa.

De este modo, podrías saber de forma automática qué y cuánta información te ha llegado sin necesidad de ir mirando todos los documentos uno a uno.

Mejor Interacción con tus Clientes.

Facilitar a tus clientes y proveedores la posibilidad de ponerse en contacto contigo desde el mismo punto en que solicitan información, permitiéndoles hacer comentarios o plantear dudas a través de un canal integrado en el proceso, contribuiría significativamente a la claridad y fluidez de la comunicación.

Esta modalidad evitaría la necesidad de llamadas imprevistas y extensas cadenas de correos en situaciones donde la comprensión resulta difícil o cuando debes contactarles debido a datos incorrectos.

Coordinación Eficiente con tus Clientes.

La capacidad de mantener a tus clientes o proveedores informados acerca de las revisiones de la documentación que aportan, sin requerir llamadas o correos adicionales, potenciaría la coordinación y brindaría la certeza de que la información proporcionada es precisa o dónde podrían existir errores.

Este enfoque, indiscutiblemente, aceleraría la conclusión del proceso.

Control Preciso de los Plazos en tus Procesos.

La centralización de todos los elementos en un único sistema te conferiría el control sobre las diversas etapas de tus procesos, incluyendo el tiempo que tus clientes o proveedores emplean en completarlos. De esta manera, sería factible identificar fases que tienden a demorarse y analizarlas con el fin de efectuar mejoras constantes que impulsen la productividad.

Beneficios con tu equipo y empresa

Además, la fusión de los flujos de trabajo y la gestión documental puede reportar beneficios tanto a tu equipo como a tu compañía en general, dado que posibilitaría una mayor sincronización y fluidez en la transferencia de información en los procesos internos de tu organización. Examinemos este aspecto:

Optimización de la Sincronización y la Estandarización de Procesos Internos.

Un flujo de trabajo meticulosamente delineado, en el cual las etapas de intercambio de información están definidas de manera clara y uniforme, contribuye a una mayor coordinación y segmentación de tareas dentro de tu equipo. Los documentos necesarios se vuelven más accesibles y todos los miembros de tu grupo pueden mantenerse al tanto del progreso del proceso, permitiéndoles organizarse en consecuencia.

Agilización de las Comunicaciones entre Equipos y Departamentos.

Esta integración impulsaría la mejora de las comunicaciones entre los diversos sectores de la empresa y entre los propios colaboradores, logrando que sean más directas, comprensibles y considerablemente más ágiles. De esta manera, se evitaría cualquier caos en la circulación de datos, permitiendo que la transferencia de documentos se lleve a cabo de manera más fluida.

Aumento en la Eficacia y la Competitividad

Los dos beneficios mencionados anteriormente, sumados a los provechos obtenidos de la optimización de los procedimientos y la gestión documental en relación con los clientes y proveedores, impulsarían a tu compañía hacia niveles superiores de eficiencia.

La capacidad de acceder a todos los procedimientos, ya sean activos o no, la facultad de supervisar su estado, contar con todos los documentos necesarios y establecer comunicación con tu equipo y tus clientes desde una única herramienta, te facultaría para simplificar tus labores y acelerar todo el proceso.

Casos de uso

Es posible que al observar estos beneficios detallados, sientas curiosidad y desees implementar esta estrategia en tu empresa, pero quizás tengas dudas sobre en qué tipos de procedimientos sería factible hacerlo.

No te inquietes, a continuación, te presentamos ciertos ejemplos concretos de situaciones en las cuales fusionar la gestión y los procesos podría brindarte un respaldo valioso.

Departamento administrativo

El departamento de administración se encuentra en la constante tarea de recopilar, revisar y solicitar documentos, ya sea de miembros internos del equipo o de fuentes externas, como parte fundamental para llevar a cabo la mayoría de sus responsabilidades.

Este proceso consume una parte significativa de su tiempo, ya que deben estar en comunicación constante con individuos encargados de proporcionar la información necesaria. Esta situación acorta el tiempo disponible para llevar a cabo sus otras funciones.

Mediante la incorporación de una herramienta que unifique los procedimientos requeridos con la gestión de la información esencial para su ejecución, podrían destinar una mayor proporción de su tiempo a otras actividades restantes.

Por ejemplo, tareas como registrar los datos cruciales para la facturación de un cliente, mantener un registro de los gastos, mantener en orden todos los documentos recibidos, ejercer control sobre las solicitudes de material, entre otros.

Departamento legal

Dentro del departamento legal, se requiere un considerable intercambio de información y una minuciosa gestión de documentos legales. En numerosas ocasiones, estos documentos necesitan ser firmados por individuos ubicados en diferentes ciudades, incluso en otros países, antes de ser remitidos nuevamente al área legal de la empresa.

Este proceso acarrea una acumulación significativa de documentación en papel y dilata los plazos para la realización de tareas aparentemente sencillas, debido a la espera de los documentos rubricados. Resulta esencial contar con una herramienta que simplifique el seguimiento de estos procesos de firma y el intercambio de documentación.

A modo de ejemplo, esto sería aplicable en procesos como las convocatorias, las delegaciones de voto y las asambleas generales, además de la firma de contratos.

Adicionalmente, la herramienta podría ser empleada para compilar toda la información requerida para la realización de diversas gestiones legales, como la ampliación de capital, la recolección de datos para la declaración de impuestos, la obtención de información para el registro de un cliente, entre otros.

Departamento de recursos humanos

El departamento de recursos humanos se encarga de administrar una gran cantidad de información confidencial de los empleados, y también debe ejecutar diversas tareas, como la incorporación de nuevos trabajadores, la formalización de contratos y la selección y contratación de personal.

Para realizar estas acciones, es necesario recopilar información personal de múltiples individuos. Contar con una herramienta de gestión que les permita supervisar de manera automática y segura quiénes han respondido, qué datos han proporcionado y cuáles aún están pendientes, aligeraría considerablemente la carga de trabajo de todo el departamento.

Departamento de ventas y comercial

Obtener los datos de tus clientes con el fin de concretar ventas de productos o servicios, o establecer colaboraciones con otras compañías, no resulta una tarea sencilla. En todo momento, es preciso perseguir a los clientes para que suministren la información necesaria o envíen los documentos requeridos.

La capacidad de automatizar la supervisión de los datos obtenidos y los que aún faltan, junto con la posibilidad de programar recordatorios que alerten sobre información pendiente, simplificará significativamente la labor de los profesionales de ventas. Además, esta automatización les permitirá contar con más tiempo para establecer contactos con otras empresas o nuevos clientes.

En el actual panorama empresarial, la integración de la gestión documental y los flujos de trabajo se presenta como una estrategia esencial. Esta sinergia no solo optimiza las operaciones internas y la coordinación entre equipos, sino que también fortalece las conexiones con clientes y colaboradores. Al adoptar una herramienta que facilite esta convergencia, se establece una base sólida para la agilidad y el éxito en un mundo en constante cambio.