¿Cómo la gestión documental en la nube resuelve 5 problemas comunes en tu empresa?
Los diferentes departamentos de una empresa se ven constantemente expuestos a exigencias impulsadas por las necesidades de la misma y planteadas sin tener en cuenta los recursos disponibles. Suelen ser algo así:
“¿Por qué todo tarda tanto?” Traducción: En un mundo de aplicaciones y dispositivos electrónicos fáciles de usar en el que las cosas funcionan al instante, ¿por qué tardan una eternidad en satisfacer mi requerimiento?
“¡Pon nuestro proyecto en primer lugar!” Traducción: Tenemos alcance, presupuesto y aprobación ejecutiva, y nuestro proyecto marcará una gran diferencia para la empresa.
“¡Eso no es! … ¡Cámbialo!” Traducción: El cambio de alcance forma parte de la evolución de los objetivos y los mandatos ejecutivos, y tenemos que movernos rápidamente para adaptarnos.
“¡Hemos encontrado nuestra propia solución!” Traducción: No necesitamos pasar por un complicado proceso de adquisición: hemos encontrado una solución que podemos comprar con una tarjeta de crédito y empezar a utilizar ahora mismo. No nos importa si no se integra con otro software de la empresa o satisface las necesidades de varios departamentos.
“¡Queremos una aplicación móvil!” Traducción: Estamos conectados a nuestro lugar de trabajo a través de diversos dispositivos móviles y nuestra productividad no puede verse afectada.
Estos problemas suelen surgir debido a un software heredado que no cumple con las necesidades de una organización moderna. Los sistemas obsoletos de gestión de contenidos y documentos son los culpables más comunes: las actualizaciones son complicadas y costosas, las integraciones se interrumpen con frecuencia y el acceso a través de dispositivos móviles es imposible. ¿Por qué no puede ser más sencillo?
La gestión documental en la nube es fundamental para cumplir con un nuevo conjunto de requisitos informáticos. Aborda las debilidades fundamentales que a menudo son la raíz de las “demandas” mencionadas anteriormente.
Cinco formas en las que el software de gestión documental en la nube hace que estas preocupaciones pasen a la historia
1. Mayor agilidad empresarial
Con soluciones basadas en la nube, la activación de nuevos servicios, la creación de usuarios adicionales y la configuración de flujos de trabajo son gestionadas con la asistencia del proveedor de servicios, no solo en el área de TI, sino también en otros departamentos. Esto significa que los responsables de TI y otros líderes departamentales pueden aumentar la capacidad y obtener beneficios adicionales sin tener que invertir en nuevas infraestructuras, entrenar a nuevo personal o adquirir licencias para un software nuevo.
Además, el personal de TI y otros departamentos se libera de la carga de realizar actualizaciones del sistema y aplicar parches de seguridad, ya que esta responsabilidad recae en el proveedor de servicios en la nube. Esto les proporciona más tiempo para enfocarse en proyectos de alta prioridad para el negocio.
Adicionalmente, este enfoque cambia el modelo de gasto, clasificando las suscripciones a los servicios como gastos operativos en lugar de gastos de capital. Desde una perspectiva presupuestaria, esto hace que la nube sea una opción muy lógica y eficiente para la empresa.
2. Aumento de la productividad
Los empleados dedican incontables horas ingresando datos, buscando información y enviando documentos por correo electrónico. Esta actividad no solo paraliza procesos completos, sino que también abre la puerta a errores significativos, excepciones y molestias innecesarias.
El software basado en la nube ofrece una configuración rápida, periodos de aprendizaje cortos y cero tiempo de inactividad, lo que permite a los empleados, gerentes y ejecutivos adoptar la nueva solución con una mínima interrupción en las operaciones. Esto significa que el personal ya no necesita perder tiempo en tareas manuales y repetitivas, pudiendo relegar las labores rutinarias a un segundo plano y concentrarse en interactuar con la información solo en los puntos cruciales de toma de decisiones.
Además, ya no es necesario revisar papeles ni almacenar documentos. Todos experimentarán un aumento notable en la productividad gracias a los flujos de trabajo automatizados, diseñados específicamente para las necesidades de la empresa y flexibles para adaptarse a los requisitos cambiantes.
3. Escalabilidad ilimitada
Las soluciones basadas en la nube son ideales para empresas de todas las dimensiones, ya sea que estén en fase de expansión o que enfrenten fluctuaciones en la demanda de sus productos y servicios. Son esenciales para todas las empresas que valoran la escalabilidad. Al aprovechar infraestructuras sólidas como Microsoft Azure, las empresas pueden acceder instantáneamente a un almacenamiento prácticamente ilimitado, admitir más usuarios y aumentar su capacidad informática.
Sin la flexibilidad proporcionada por una solución basada en la nube, pueden surgir soluciones temporales improvisadas. Por ejemplo, si un empleado con un profundo conocimiento de la institución deja la empresa, otro empleado del mismo departamento podría intentar llenar ese vacío creando su propio flujo de trabajo manual no documentado. Esta solución a corto plazo puede facilitar las tareas de esa persona, pero al mismo tiempo interrumpe el flujo de colaboración para quienes le rodean. Con un software escalable, es sencillo agregar usuarios, incluir participantes adicionales en los flujos de trabajo y evitar este escenario poco productivo.
4. Gestión segura de la información
La seguridad es una prioridad fundamental para todas las empresas. Los sistemas de gestión documental basados en la nube aprovechan las medidas de seguridad activas y exhaustivas del centro de datos, así como perfiles de usuario detallados y gestionados desde un solo sistema.
El acceso a documentos y datos del flujo de trabajo se basa en una estructura de permisos compleja, lo que permite gestionar y controlar qué empleados tienen autorización para leer, guardar, procesar, exportar, editar o eliminar datos. Esto permite organizar todas las operaciones de manera que los datos y documentos se mantengan confidenciales y protegidos. Además, se puede verificar la integridad de los documentos importantes en el flujo de trabajo mediante una firma digital legalmente válida.
Plataformas como Isoptimo están diseñadas para asegurar un alto nivel de seguridad para la protección de datos en todo momento. Además, su integración con Microsoft Azure proporciona una protección adicional contra criptovirus, ransomware y otros programas maliciosos. Azure, con su equipo dedicado exclusivamente a la seguridad, detecta la mayoría de los virus y ciberamenazas conocidos. Incluso si un virus completamente nuevo emerge, no se propagará a otros documentos de su empresa, ya que el malware no tiene acceso al almacén de datos específico de cada cliente.
Optar por la gestión documental basada en la nube brinda una tranquilidad significativa. Los mejores proveedores de gestión documental emplean sistemas de almacenamiento de datos redundantes para garantizar un proceso de recuperación de desastres rápido y completo. Incluso en caso de ciberataques o catástrofes naturales, los documentos permanecerán seguros y estarán disponibles de inmediato.
5. Acceso móvil
Las soluciones basadas en la nube ofrecen total disponibilidad en cualquier momento y lugar; los dispositivos, sistemas operativos y ubicaciones físicas ya no son obstáculos para que el personal realice sus tareas. Actividades esenciales como capturar, dirigir y aprobar documentos deberían estar al alcance a través de una aplicación móvil.
Los viajes de negocios están recuperando su lugar como una parte integral de la vida laboral. Con una aplicación móvil, se debería poder acceder a todos los documentos, participar en los flujos de trabajo y almacenar archivos directamente desde una tableta o un teléfono inteligente. Esta aplicación móvil debe replicar la apariencia y funcionalidad del software en una computadora portátil o de escritorio y no requerir formación adicional para su uso.
Comience a diseñar su camino hacia la transformación digital en este mismo momento.
La gestión documental involucra mucho más que simplemente archivar y administrar documentos electrónicos. En esencia, es un sistema que permite a los empleados distribuidos geográficamente participar en flujos de trabajo digitales, eliminando las fricciones de sus tareas cotidianas.
Las soluciones de gestión de documentos basadas en la nube abordan estos problemas comunes no solo en el ámbito de las TI, sino también en otros sectores empresariales. Esto no solo beneficia al equipo de TI sino también a los propietarios de la empresa, permitiendo incluso a las empresas más pequeñas ofrecer experiencias revolucionarias a través de almacenamiento escalable y poder de cómputo y seguridad que superan los estándares del sector.
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