Automatiza procesos con un sistema de gestión documental

La implementación de un Sistema de Gestión Documental (DMS) resulta en la eliminación de numerosos desafíos relacionados con el cumplimiento de las regulaciones legales. Este sistema, junto con sus flujos de trabajo automatizados, posibilita una verificación eficiente y directa del seguimiento de las políticas de la empresa por parte de los empleados, al mismo tiempo que reduce la cantidad de tiempo dedicado a labores rutinarias. La adopción de la gestión digital de documentos brinda la oportunidad de generar informes que permiten detectar posibles problemas antes de que se conviertan en situaciones críticas. Esta estrategia ofrece una seguridad significativa en cuanto a la aprobación de auditorías tanto internas como externas, tanto legales como financieras.

En la actualidad, la capacidad de una organización para cumplir con las regulaciones legales relacionadas con la digitalización adquiere una relevancia aún mayor, especialmente considerando que muchos empleados están trabajando de forma remota. Si no se proporcionan las herramientas adecuadas, existe la tentación de que el personal utilice aplicaciones de mensajería y redes sociales no autorizadas para llevar a cabo sus labores sin considerar la seguridad de los datos. Además, los miembros del equipo pueden intercambiarse documentos por correo electrónico, lo que aumenta el riesgo de comprometer la seguridad y dificulta el seguimiento de la versión definitiva de un documento.

Un Sistema de Gestión Documental proporciona una plataforma única y aprobada para la colaboración en tareas, aplicando de manera coherente las políticas de la empresa sin requerir intervención humana.

Minimice el riesgo de incumplimiento con estos consejos sobre gestión documental

1. Deshágase de los procesos manuales

Modernice sus procedimientos empresariales al eliminar la dependencia de documentos físicos, archivos electrónicos sin estructura y hojas de cálculo de Excel para el seguimiento y almacenamiento de documentos relacionados con el cumplimiento de normativas legales. Los procesos empresariales que se basan en métodos propensos a errores, como la entrada manual de información en hojas de cálculo, especialmente cuando varios empleados participan, conllevan riesgos significativos. A pesar de los esfuerzos de todos los involucrados por mantener la precisión, es inevitable que ocurran errores. Si estos errores no se detectan oportunamente, pueden resultar en incumplimientos normativos.

En un ejemplo concreto, una empresa fabricante de dispositivos médicos solía depender de un proceso manual que implicaba imprimir una hoja de cálculo de Excel para que un miembro del personal marcara cada documento después de revisarlo. En la actualidad, la organización emplea un flujo de trabajo digital automatizado que certifica el documento con la fecha, hora y nombre del revisor como evidencia de que ha sido revisado y aprobado. Procesos electrónicos como este reducen de manera significativa la incidencia de errores y proporcionan una prueba de que se ha completado la revisión requerida.

2. Considere la automatización basada en la nube

La seguridad avanzada y la planificación de la recuperación de datos en situaciones catastróficas son componentes esenciales de una estrategia de conformidad normativa. Las plataformas basadas en la nube establecen requisitos sólidos en cuanto a seguridad y privacidad, y los cumplen de manera consistente. Estas plataformas ofrecen un cifrado de documentos y comunicaciones por Internet de vanguardia, brindando una protección eficaz contra amenazas cibernéticas como ataques de descenso de protocolo, apropiación de cookies, malware y otros peligros. Además, garantizan una copia de seguridad mediante la duplicación de datos en instalaciones externas. Al migrar su sistema de gestión documental a la nube, asegura que su organización cumple con las regulaciones legales y, al mismo tiempo, reduce la carga sobre los recursos internos de tecnología de la información.

3. Facilitar el cumplimiento limitando el acceso

Si todos los miembros de una organización tienen la capacidad de abrir y editar documentos e informes, la situación puede volverse caótica. Sin embargo, con un sistema de gestión documental, el acceso a los documentos y la información del flujo de trabajo se rige por una estructura de permisos bien definida. El control basado en derechos establece limitaciones sobre qué documentos y datos de índice pueden ser almacenados, recuperados, editados, modificados y eliminados por los usuarios dentro de un archivo digital. Los datos confidenciales se encuentran resguardados para garantizar su autenticidad y prevenir alteraciones y manipulaciones no autorizadas.

4. Gestione todo el ciclo de vida de los documentos

Debido a que cada tipo de documentos tiene su propio período de retención, los enfoques manuales conllevan una carga de trabajo significativa y son susceptibles a errores. Su empresa requiere un plan, y un sistema de gestión documental simplifica su implementación. Este sistema administra los calendarios de retención y programa la eliminación de manera automática o envía una notificación por correo electrónico a un miembro del personal antes de la eliminación. La automatización, basada en las reglas de su negocio, simplifica considerablemente el proceso de mantener a su empresa en cumplimiento con las regulaciones vigentes.

A pesar de que las organizaciones pueden enfrentar sanciones por no conservar información durante un período específico, retener documentos más allá de su fecha obligatoria también expone a las empresas a riesgos de violaciones de seguridad y al incumplimiento de normativas de privacidad.

5. Promueva el control de versiones

Utilice la función de control de versiones al guardar sus documentos. Busque un sistema de gestión documental que ofrezca un registro que indique cuándo se editó por última vez un documento y quién realizó la edición. Evite confusiones y modificaciones innecesarias al restringir el acceso a versiones anteriores. Cuando comparta un documento para su revisión, puede enviar un enlace a la versión de trabajo en lugar de enviar el documento en sí, para evitar la simultaneidad de diversas ediciones realizadas por miembros del equipo.

Mediante este control sobre los documentos, se garantiza que siempre se utilicen las versiones correctas y aprobadas. Además, este enfoque desempeña un papel esencial en el cumplimiento de las regulaciones legales, ya que asegura que se lleven a cabo, revisen y aprueben todos los cambios necesarios en un documento. En el caso de un grupo hotelero con múltiples ubicaciones, los contratos pasan por un proceso de revisión minucioso. Con un sistema manual, resultaba complicado realizar un seguimiento de las modificaciones a medida que el contrato avanzaba por la cadena de aprobación. Al implementar un flujo de trabajo electrónico, el gestor de contratos puede estar seguro de que todas las revisiones se registran, y el personal autorizado puede retroceder y verificar la progresión si es necesario.

6. El “As” de las auditorías internas y externas

Los entes gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro y empresas tanto del sector privado como público pueden estar sujetos a una auditoría. Un proceso de auditoría legal implica la revisión de las acciones de una empresa, negocio o departamento específico con el fin de verificar si sus reglas y procedimientos cumplen con las políticas de la entidad. En algunos casos, las auditorías de cumplimiento también evalúan si una empresa está operando de acuerdo con las normativas externas, como regulaciones federales o de la industria.

La implementación de un sistema de gestión documental garantiza la observancia de las políticas y prácticas corporativas al generar informes que certifican la aplicación de los procedimientos operativos estándar de una organización. Con un sistema de gestión documental, es posible generar rápidamente estos informes y distribuirlos de manera eficaz a los auditores.

Esto permite que su equipo responda con prontitud a las solicitudes de los auditores y mantenga un mayor control sobre la información de su empresa. Cada captura, versión y anotación de un documento queda registrada para una trazabilidad completa, y cada paso en el flujo de trabajo se documenta para aumentar la transparencia del proceso. Esto ahorra tiempo tanto al personal como a los auditores.

7. Habilite iniciativas de protección de datos

La preocupación por la privacidad de los datos está en constante aumento en todas las organizaciones. Cumplir con estas regulaciones implica que su empresa debe tener una comprensión clara del estado de sus datos y debe contar con las herramientas necesarias para asegurar que se mantengan seguros, protegidos y actualizados.

A través de un sistema de gestión documental, se puede garantizar la integridad de los datos de manera efectiva y demostrar que la información está completa, precisa y se almacena con la debida seguridad administrativa, física y técnica para evitar alteraciones, daños o eliminaciones indebidas. Además de proporcionar seguridad interna, esta solución puede servir como protección para los datos de clientes y afiliados. Los procesos electrónicos se adaptan de manera ágil a los cambios en las regulaciones y las nuevas leyes. Además, aplicar políticas de toda la empresa de manera centralizada resulta considerablemente más eficiente que hacerlo a nivel departamental.

¿Cómo las funciones de gestión documental apoyan el cumplimiento de la normativa?

Un sistema de gestión documental ofrece herramientas de flujo de trabajo que aseguran que su empresa cumpla con las regulaciones legales y se mantenga protegida contra multas y litigios. Entre las funciones clave se incluyen:

Definición de funciones y responsabilidades de usuarios: El sistema establece claramente quién tiene qué roles y responsabilidades en el manejo de documentos.

Autenticación de usuarios: Automatiza la identificación de usuarios a través de nombres de usuario y contraseñas únicos.
Asignación de derechos de acceso: Permite otorgar derechos de acceso específicos a cada empleado, garantizando que solo tengan acceso a la información relevante para sus funciones.
Privilegios individuales: Permite asignar privilegios a nivel individual para prevenir actividades no autorizadas.
Trazabilidad: Proporciona un registro auditado de quién accedió a un documento, las acciones realizadas y cuándo ocurrieron.

Restricción de acceso: Permite restringir el acceso a usuarios específicos y proporciona múltiples niveles de control.

Control por grupos: Permite la configuración de permisos para grupos de usuarios, definiendo qué pueden hacer con un documento

Prevención de fraudes:

Facilita la revisión y supervisión de perfiles de usuarios
Envía notificaciones de violaciones de seguridad y ofrece capacidades de seguimiento y auditoría de errores.

Control de versiones:

Asegura la integridad de los documentos al mostrar los cambios en cada versión, permitiendo que los usuarios editen solo la versión más reciente y bloqueando documentos “retirados”.
Registros de auditoría: Registra todos los accesos y cambios a los documentos, creando un historial completo para fines de auditoría y cumplimiento normativo.

En conjunto, esta automatización permite diseñar una estrategia de cumplimiento legal sólida, eliminando riesgos asociados al incumplimiento y permitiendo que la empresa se centre en sus responsabilidades principales.

En resumen, un sistema de gestión documental emerge como una herramienta esencial para las organizaciones en la actualidad. Facilita el cumplimiento de las regulaciones, protege la privacidad de los datos y mejora la eficiencia operativa. Con la creciente importancia de la seguridad de la información y el cumplimiento normativo, la adopción de sistemas de gestión documental se vuelve casi imperativa. Estos sistemas no solo proporcionan un control más sólido sobre los documentos y la información, sino que también ofrecen transparencia, trazabilidad y adaptabilidad a las cambiantes regulaciones, lo que se traduce en una mayor seguridad y confiabilidad para las organizaciones y sus clientes. En definitiva, invertir en un sistema de gestión documental es una medida inteligente y estratégica para garantizar el cumplimiento normativo y la protección de datos en un mundo empresarial cada vez más regulado y centrado en la seguridad de la información.