Digitalización de documentos: razones y claves para dar el paso

La digitalización de documentos en empresas es una realidad que tanto pequeñas y medianas empresas como grandes organizaciones han estado adoptando durante varios años, con el objetivo de aumentar su productividad y eficiencia. Cada vez más empresas experimentan los beneficios diarios de una transformación digital completa, adaptándose a las evoluciones tecnológicas que exigen dar un paso adelante.

Este proceso de transformación debe ser gradual para que la adaptación no represente obstáculos para los empleados, permitiéndoles acostumbrarse gradualmente a un nuevo enfoque en la gestión y organización de los documentos corporativos.

En España, la digitalización empresarial supera el promedio europeo. De acuerdo con el Observatorio de Competitividad Empresarial y la Sociedad de la Información de la Cámara de Comercio, las empresas españolas mejoraron su nivel de digitalización en un 1% en 2016 en comparación con el año anterior, y se espera que esta tendencia continúe en crecimiento. En términos de regiones, Madrid y Cataluña son las más avanzadas en este sentido.

En relación a Colombia, el Índice de Madurez Digital (IMDV) 2021 mostró uno de los grandes desafíos para el ecosistema empresarial: el rezago de las empresas pequeñas. Mientras las pymes promediaron el 37,1 por ciento de madurez digital, es decir inicial, las grandes empresas y startups promediaron respectivamente índices de 56,5 y 62,4 por ciento, que las deja en un nivel medio.

Si tu empresa aún no ha tomado este paso, es el momento de considerar este cambio para no quedarte rezagado en una era tecnológica en la que no avanzar en esta dirección podría dificultar la supervivencia. Aquí te proporcionamos todas las claves necesarias para evaluar la digitalización de tus documentos.

¿Qué es la digitalización de documentos?

En un principio, es importante comprender la definición precisa de la digitalización, así como el contexto que abordamos en este blog. Para lograr una comprensión clara, es esencial aclarar lo que no implica la digitalización. Tener presencia en línea a través de un sitio web, utilizar plataformas de redes sociales o poseer dispositivos móviles inteligentes y tabletas con acceso a Internet no equivale a digitalizar una empresa.

La digitalización se puede concebir como la aplicación de las técnicas y tecnologías más avanzadas en todos los aspectos del proceso de producción de una empresa. Sin embargo, como mencionamos, es necesario comenzar en algún punto para llevar a cabo dicho proceso, y un punto de partida inicial puede ser la digitalización de los documentos que utilizan tanto tu empresa como sus empleados, además de contar con la tecnología necesaria.

La transformación digital es un fenómeno de alcance duradero y, ya sea que te agrade o no, en algún momento tendrás que reconocer que tu empresa debe ajustarse a las exigencias actuales. En un momento en el que muchas pequeñas y medianas empresas, así como las entidades gubernamentales, todavía están retrasadas en cuanto a la implementación, abrazar la digitalización brinda una ventaja considerable en comparación con la competencia. En otras palabras, resulta más conveniente desarrollar ahora una estrategia completa de digitalización en lugar de hacerlo cuando el 99% de las empresas ya lo hayan implementado.

Si cuentas con la tecnología necesaria pero aún manejas una gran cantidad de documentación en papel en tu oficina, es el momento de dar el primer paso: convertir tus documentos, ya sean textos o imágenes, desde el formato físico al electrónico. En esencia, eso es lo que implica la digitalización.

Diferencias entre digitalización y gestión documental

Aunque pueda considerarse como un punto de partida para adaptarse al entorno digital en el que estamos inmersos, no implica que la conversión de tus documentos al formato electrónico marque el final del proceso. No obstante, sí marca el inicio de una escalera que debes ascender para aprovechar todas las ventajas a mediano y largo plazo.

El siguiente paso sería la gestión documental. Una vez que hayas digitalizado todos tus documentos en papel, llegará el momento de administrarlos de manera eficiente y rápida mediante un software que te permita ahorrar tiempo en la búsqueda, almacenamiento y distribución de dichos documentos. Este proceso es realmente simple y requiere una inversión mínima en comparación con los considerables beneficios que aportará a tu organización y a la productividad de tus empleados.

Por lo tanto, el primer paso consiste en la digitalización, seguido de la gestión de esos documentos digitales. Ambos procesos culminan en una empresa más eficiente, competitiva y con empleados enfocados en tareas que directamente enriquecen el negocio.

Ventajas para implementar la digitalización en mi empresa

La digitalización de documentos ofrece múltiples beneficios tanto para entidades públicas como privadas. Un dato relevante proviene de William Eggers, encargado de investigación en el sector público en Deloitte, quien afirma que la digitalización “puede reducir en un 25% las horas de trabajo de los empleados del sector público”.

Sin embargo, este proceso no solo resulta ventajoso para el ámbito gubernamental, sino que todas las empresas, incluida la tuya, pueden obtener ventajas significativas al digitalizar sus documentos.

Entre las razones que debes considerar para implementar este proceso se encuentran:

Ahorro sustancial de espacio físico: Olvídate de estanterías y archivadores repletos de archivos y documentos. Esa imagen del pasado ya no es relevante. Evita que tus espacios de trabajo se vean abrumados por papeles, ya que esa no es la impresión que deseas transmitir para tu negocio.
Acceso más rápido a la información: Esta es una de las principales ventajas de la digitalización de documentos y la razón por la que muchas empresas deciden dar el paso. La velocidad con la que podrás acceder a tus documentos permitirá que gran parte de tu inversión se recupere en términos de eficiencia.
Reducción del tiempo de búsqueda: Encuentra lo que necesitas escribiendo una o varias palabras en tu computadora. Los clientes no deberían tener que esperar mientras los empleados buscan un documento. La velocidad es apreciada por todos, y todos buscamos respuestas y soluciones en el menor tiempo posible.
Mayor seguridad de los documentos: Ya no será necesario cerrar con llave el cajón donde guardas información confidencial. Con la digitalización, puedes proteger tus documentos mediante contraseñas de acceso y restringir el acceso a usuarios específicos. La pérdida o robo de información ya no será una preocupación.
Resguardo ante desastres: Probablemente hayas oído hablar de casos en los que una empresa perdió documentos debido a inundaciones o incendios. Estos eventos impredecibles pueden ocurrir en cualquier negocio. La pérdida de esos documentos puede resultar en daños a terceros, lo que podría socavar la confianza en tus servicios.
Acceso desde cualquier lugar y dispositivo: Ya no necesitas estar en la oficina para consultar o enviar un documento. Si los tienes digitalizados, puedes acceder a ellos desde cualquier lugar, incluso durante reuniones o eventos corporativos. Solo necesitas tu teléfono móvil o tableta. Es fácil, ¿verdad?
Reducción de los gastos de impresión: Tinta, papel, copias y escáneres. Además del tiempo que los empleados dedican a levantarse repetidamente para ir a la impresora, al digitalizar documentos ahorras dinero y contribuyes al medio ambiente. La digitalización de documentos va más allá de la simple conciencia sobre el reciclaje.
Menores costos de mantenimiento: Organizar y archivar documentos adecuadamente requiere recursos. Ahorra en personal administrativo o asigna tareas que tengan un impacto directo en beneficios, en lugar de utilizar su tiempo en actividades que la tecnología puede facilitar.

Documentos que puedo digitalizar

Si estás considerando que la digitalización de documentos se reduce únicamente a tener tus documentos en formato Word o Excel en tu computadora o dispositivo móvil, es posible que aún no hayas captado completamente el concepto.

No se trata únicamente de disponer de esos documentos en formato electrónico de manera similar a un escáner básico. Además, tendrás acceso a una variedad de documentos tales como:

Facturas de proveedores
Albaranes
Pedidos de clientes
Pólizas de seguro
Planos, mapas y fotografías
Archivos multimedia como videos y música

Todo, sin excepción, independientemente de su formato original, podrá ser almacenado de manera segura a largo plazo. Y si además decides implementar una solución de gestión documental, las ventajas son innumerables.

¿Cómo es el proceso de digitalización de documentos?

Numerosas compañías, incluida la tuya, sienten aprehensión al considerar la implementación de la digitalización debido a la preocupación de que sea un procedimiento engorroso, requiera un período prolongado de adaptación y también duden en confiar la custodia de sus documentos valiosos a terceros.

Es una respuesta natural cuando se trata de los asuntos de tu negocio y la confidencialidad de los datos, que exigen una protección absoluta. No obstante, es esencial entender que la digitalización es altamente segura al elegir la entidad adecuada y te brindará sus beneficios en un corto lapso de tiempo.

Por lo general, el proceso de digitalización se desarrolla en las siguientes etapas:

Recopilación de los documentos desde cualquier ubicación de la empresa.
Eliminación de elementos de unión como clips o grapas, extracción de documentos de carpetas o bolsas, y clasificación manual en caso necesario.
Digitalización y escaneo. Este proceso convierte el papel en imágenes electrónicas mediante el uso de escáneres de alta capacidad y escáneres planos.
Reconocimiento óptico. Configuración para llevar a cabo el procesamiento de imágenes, validaciones sobre imágenes y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas y códigos de barras.
Grabación/verificación. Implementación de un sistema de grabación inteligente que minimiza las intervenciones manuales necesarias. Además, se garantiza la calidad de las imágenes mediante la grabación en video.
Validación. Aplicación de reglas específicas, validación en comparación con bases de datos, y validación con información del sistema principal.
Exportación de datos e imágenes en formatos estándar como txt, mdb, xml, tiff y pdf, así como su explotación en la web.

Has observado que la digitalización de documentos marcará el punto de partida para situar a tu negocio en una posición de ventaja respecto a la competencia. Estamos inmersos en una época tecnológica en la cual la falta de adaptación conlleva el riesgo de quedar obsoleto, razón suficiente para dar el salto.