¿Qué es un workflow y cómo me va a ayudar a gestionar mejor mi empresa?

Organización de tareas. Eso que todos los que tenemos un negocio necesitamos. Porque tener tareas organizadas es sinónimo de productividad, eficiencia y toma de decisiones simplificada. Y simplificar es necesario para mejorar los resultados de la empresa, que es la razón por la que nos embarcamos en este viaje.

Afortunadamente, existen varias técnicas destinadas a la coordinación adecuada entre el personal implicado en cada parte de la actividad productiva de los negocios. El workflow o flujo de trabajo es una de ellas.

Sigue leyendo, porque vamos a explicar con todo lujo de detalles qué es un workflow, cómo ayudará en la gestión de tu empresa y por qué es una de las maneras más eficaces de conseguir resultados excelentes.

¿Qué es un workflow o flujo de trabajo?

Un workflow es un conjunto de pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Puede incluir tanto acciones manuales como automatizadas, y se puede representar gráficamente como un diagrama de flujo para identificar puntos de bloqueo o cuellos de botella.

Los flujos de trabajo pasan por el análisis de una serie de puntos clave: cómo se realizan y estructuran las tareas, cómo influye la información, cómo se hace seguimiento, herramientas necesarias para su gestión, orden que siguen las tareas, forma de sincronizarse, etcétera.

Las acciones cotidianas de una organización pasan por diferentes procesos que deben completarse para garantizar que el producto o servicio que ofrece cumpla con las expectativas del cliente. El workflow es la metodología que permite mantener el orden y garantizar que todo funcione como estaba previsto.

Sigue leyendo para pasar de la teoría a la acción, vamos a ver algunos ejemplos de workflow habituales en las empresas.

Ejemplos de workflow en las empresas

Nos ponemos en situación. Tu empresa cuenta con un flujo de trabajo para describir el proceso de revisión y aprobación del contenido de una guía para comprar productos en un eCommerce:

El redactor crea un documento principal con los pasos a seguir a partir de la información obtenida de los expertos en la materia.
El documento es compartido con los profesionales del eCommerce para su revisión y aprobación.
Los expertos sugieren la realización de algunos cambios en el documento para su mejora.
El redactor realiza los cambios sugeridos en la revisión y lo comparte de nuevo con los expertos a la espera de la revisión final.
Si el documento es rechazado, el redactor tendrá que modificarlo de nuevo. Pero si es aprobado, pasará a publicarse.

Disponer de este proceso automatizado no solo facilitará el trabajo de las partes implicadas, sino que aumentará la eficiencia de la empresa. Mostrar estos pasos por escrito no es precisamente un workflow, pero es un buen punto de partida para comprender su funcionamiento.

Veamos otros ejemplos de workflow:

Logística. Un sistema de workflow permitirá a la empresa saber en qué punto o fase de producción se encuentra el producto. Al poder compartir esta información con el cliente, se reducen las llamadas para conocer si se ha empezado a trabajar con el producto o no.
Aprobación de presupuestos. Una compañía puede subir el presupuesto al software de workflow, y una vez cambie del estado de creación a enviado, se generará automáticamente un email para el cliente. Si el cliente acepta los precios que le ha pasado la empresa, se desencadena una cascada de acciones: comenzar el proceso de fabricación, realizar revisiones de calidad, solicitar material a los proveedores, etc. Todo esto se produce mientras el cliente va conociendo en todo momento el estado de su pedido.
Email de bienvenida. Cuando un usuario rellena un formulario y deja su correo, automáticamente se le envía un mensaje a partir de una plantilla previamente redactada. Este mensaje servirá para agradecer su confianza e interés en la empresa, así como para ofrecerle algún otro producto o servicio. Será un proceso automático que puede triplicar el rendimiento comercial de un correo promocional habitual.
Recursos Humanos. Nóminas, contratos laborales, gestión de vacaciones, ausencias, formación… La información que maneja el departamento de RRHH es enorme. Además, puede variar de un momento a otro, pero la automatización de los flujos de trabajo elimina cualquier error manual y garantiza el registro correcto de los datos.

Muchas empresas de todos los sectores disfrutan de los beneficios de la automatización. Las estadísticas validan este hecho: “La automatización del marketing incrementa los ingresos en un 417% aproximadamente” y “ayuda a aumentar la productividad de ventas en más de un 14,5%”. (Affde)

Más adelante, te contaremos cuáles son las ventajas de utilizar los flujos de trabajo en la empresa.

Automatizar flujos y procesos documentales

Encontrar el punto de unión entre el workflow de los procesos de negocio y los documentos que los acompañan es un reto habitual y diario en las empresas. En la actualidad, las herramientas de gestión documental buscan facilitar esta tarea mediante funcionalidades de control y automatización de flujos de trabajo.

El papel del workflow en un gestor documental

Los gestores documentales son programas que permiten a las empresas administrar y compartir sus documentos de forma segura. Ofrecen una variedad de funciones, como la creación y edición de documentos, el almacenamiento en la nube, el control de versiones, la búsqueda y la indexación, la gestión de permisos y el acceso a documentos desde cualquier dispositivo.

En definitiva, los gestores documentales favorecen el movimiento automatizado de documentos mediante la correlación de acciones relacionadas con un proceso de negocio. En los flujos de trabajo, cada documento queda asociado al estado en el que se encuentra en todo momento. Por ejemplo, un albarán puede estar en distintas situaciones: recibido, aprobado, firmado, etc., y el administrador podrá controlar su estado cuando lo necesite.

¿Sabías que el control de workflows supone la máxima automatización de los procesos empresariales, donde los documentos pasan de un trabajador a otro, según el procedimiento definido? Y eso no es todo, sigue leyendo para saber cómo se crean estos flujos.

Pasos para crear un flujo de trabajo

En el momento de implementar un sistema de workflow en tu negocio, conviene seguir un orden, ¡toma nota!

Define objetivos antes de poner en marcha el proceso. ¿Qué quieres lograr? ¿Qué resultados deseas? ¿Qué elementos no funcionan como deberían?
Diseña el flujo de trabajo en función de las necesidades. Contempla todas las opciones posibles.
Implementa el workflow una vez lo tengas diseñado, pero no sin antes haber realizado un test preliminar.
Mide resultados para detectar posibles mejoras. Recuerda que todo lo que no se puede medir, no se puede mejorar.

Repite el proceso hasta conseguir el resultado que deseas.

Proceso de automatización de flujos de trabajo con software documental

Ahora que ya sabes qué es el workflow, deducirás que puede aplicarse a todo tipo de tareas en las que existe un punto común: la generación de un gran volumen de documentos. Trámites legales, gestión de recursos humanos, facturas, circulares internas, etc.

Disponer de un software de workflow te facilitará la vida de muchas maneras:

Se adapta a las características específicas de tu negocio.
Permite acceder sin dificultad al material necesario en cada momento.
Garantiza la seguridad en el acceso a la información.
Incrementa la productividad de la compañía.
Unifica todos los procesos en una sola plataforma.

La automatización de los flujos de trabajo es una de las principales funcionalidades del gestor documental. Es una herramienta muy útil para optimizar el trabajo en equipo y mejorar la productividad. Permite crear workflows automatizados, asignar tareas a los miembros de los equipos, establecer plazos y notificar a los usuarios de las tareas pendientes, entre otras cosas. Pero eso no es todo.

En las siguientes líneas, te contamos con detalle todas las ventajas del software de workflow.

Ventajas de utilizar los flujos de trabajo en la empresa

Los flujos de trabajo tienen muchas ventajas para las compañías, incluyendo:

Visualización de todas las tareas de principio a fin.
División de tareas mucho más clara y comprensible para todos los departamentos.
Simplificación del proceso de toma de decisiones al estar claramente delimitada la responsabilidad de cada empleado.
Facilidad para incorporar cambios en los documentos.
Agilidad en los procesos de realización de tareas.
Reducción de gastos operativos y tiempo, ya que el personal sabe en todo momento qué tiene que hacer.
Comunicaciones internas más sencillas, ágiles y seguras.
Integración de procesos empresariales en una sola plataforma, independientemente de su tipología.

Si, además, automatizamos estos flujos con un software de workflow adaptado a las necesidades de tu empresa, las ventajas se multiplican:

Elimina los procesos y actividades redundantes u obsoletas.
Elimina los errores humanos, ya que todo el proceso se realiza de forma automática.
Puede realizar tareas más complejas y detalladas al no requerir la intervención humana.
Optimiza la circulación de información interna.
Permite deshacerse de pasos y funciones inútiles.
Facilita la recopilación de datos para realizar un proceso de forma rápida y eficiente.
Ofrece la posibilidad de realizar búsquedas avanzadas de documentos.
Mejora la productividad de los trabajadores con la automatización de procesos.

Lo mejor de todo es que estas ventajas significan una mejor atención al cliente final. Y con Isoptimo te ayudaremos a lograrlo.