Guía de gestión documental: qué es y por qué es tan importante

Pérdida de tiempo buscando documentación, si es que se consigue encontrar, sobre-escritura de ficheros, duplicación de documentos, falta de seguridad…

Son algunos de los principales problemas derivados de la falta de control sobre los documentos de una empresa, desde facturas, albaranes, contratos, licencias y permisos, hasta contraseñas, tarjetas de visita, y documentos fiscales, entre muchos otros.

Los riesgos de la falta de un sistema de gestión documental óptimo pueden ir más allá hasta desembocar en la escasa capacidad analítica, los errores de comunicación y el trabajo remoto ineficaz de la organización. No se puede hacer nada para cambiar lo que ya pasó, pero sí se puede hacer mucho para cambiar lo que viene.

No te preocupes si no sabes por dónde empezar a organizar tus tareas, porque a lo largo de esta guía de gestión documental te vamos a contar con todo lujo de detalles qué es la gestión documental, por qué es tan importante, consejos para un uso adecuado del software y mucho más.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo es el proceso de automatizar partes de tu negocio para que hagan las cosas por sí solas. Es la versión de la vida real de “Si esto…, entonces esto…”.

Por ejemplo, si recibes un nuevo cliente potencial, puedes automatizar un correo electrónico de bienvenida a dicho cliente potencial en lugar de escribirlo y enviarlo manualmente. A continuación, puedes configurar un flujo de trabajo automatizado para enviar un correo electrónico de seguimiento tres días después del correo electrónico inicial. Todo ello se hace sin intervención humana, por lo que tus empleados tienen la libertad de hacer el trabajo que prefieren, como pensar de forma creativa, resolver problemas y pedir burritos.

1. Definición de gestión documental

La Gestión Documental es el proceso de capturar, gestionar y distribuir documentos electrónicos. Incluye las normas, técnicas y prácticas usadas por una compañía para administrar el flujo de documentación, así como la garantía de su recuperación. Los sistemas encargados de realizar estas tareas, los llamados gestores documentales o document management system (DMS), almacenan, administran y controlan el flujo de documentación dentro con el fin de facilitar la su búsqueda y acceso en el entorno digital.

Estos sistemas se han convertido en una pieza clave para las empresas por un motivo principal: la elevada cantidad de información que generan día a día, así como la velocidad con la que se produce. Los antiguos sistemas de almacenamiento convencional presentan demasiadas carencias en la actualidad —escasa seguridad, demasiado tiempo en la búsqueda de documentos, falta de trazabilidad, pérdida de información, desactualización, espacio reducido.

En este contexto, un sistema de gestión documental inteligente asegura una información organizada y eficiente que favorece la productividad.

2. Características comunes de un sistema de gestión documental

Todo software de gestión documental debería cumplir con una serie de requisitos que hemos reunido a continuación:

Coordinación y control de tareas asociadas a la creación, almacenamiento, ubicación, acceso y mantenimiento de los ficheros.
Custodia y recuperación de los documentos generados mediante indexación para facilitar la búsqueda.
Almacenamiento, integración e identificación de los documentos en un único sistema para evitar la pérdida.
Seguridad de la información, así como la garantía de acceso únicamente a las personas autorizadas.
Ciclo de vida y destrucción de la información de forma segura y certificada.
Trabajo colaborativo entre los distintos órganos o departamentos de la empresa para una óptima gestión del sistema.
Automatización de flujos de trabajo o workflows como metodología de trabajo con el fin de seguir una jerarquía, unas reglas o unos patrones establecidos.

Al igual que un gestor documental tiene sus características, la documentación almacenada en el mismo también tiene las suyas, como la autenticidad (poder demostrar su veracidad), fiabilidad (información inalterable), integridad (refleja la ejecución de operaciones con exactitud) y usabilidad (se puede localizar, recuperar e interpretar).

3. Requisitos a tener en cuenta al seleccionar un software de gestión documental

Las necesidades de las empresas proceden de múltiples caminos y no todas necesitan el mismo gestor de documentos, como tampoco existe un sistema que cubra todas sus carencias. Sin embargo, hay algunas consideraciones básicas en el proceso de selección.

Te presentamos las tareas generales que debe realizar un software de gestión documental y que son requeridas por todo tipo de empresas.

Digitalización

Uno de los requisitos básicos del gestor documental es el traslado de la información al formato electrónico. La gestión documental es el segundo impulso, ya que, una vez digitalizados todos tus papeles, llega el momento de gestionarlos con facilidad, rapidez y eficacia.

Auditoría

Debe ser capaz de rastrear cualquier modificación realizada en el sistema con el fin de saber qué, quién, cómo y cuándo se altera un determinado documento, así como acceder a otras versiones anteriores del mismo.

Informes

La facilidad de búsqueda proporcionada por el sistema, así como la cantidad de información almacenada, también nos facilita la posterior elaboración de informes. Por eso, la facilidad de búsqueda es otro de los aspectos clave en esta herramienta.

Flujos de trabajo

El control de los flujos de trabajo, desde la asignación de tareas, hasta el seguimiento de las mismas, contribuye positivamente a la calidad de las tareas y a la productividad dentro de las organizaciones.

4. No todos los módulos de un sistema sirven para todos los sectores

Como comentábamos anteriormente, los sistemas no cubren todas las necesidades de las empresas, al igual que sus módulos no sirven para todos los sectores. Aunque existen aspectos comunes, como los definidos en el apartado anterior, los protocolos son diferentes para cada ámbito. Por ejemplo:

En el sector farmacéutico, el personal requiere la consulta periódica de prospectos, recetas médicas, historial de pacientes, etc., así como controles de calidad en la fabricación de medicamentos. Cualquier modificación realizada en el protocolo debe ser comunicada inmediatamente a las máquinas que toman muestras, así como al equipo de trabajo. La automatización de tareas podría ahorrar muchos errores, tiempo y dolores de cabeza.
En el sector sanitario, como los hospitales o centros de salud, los protocolos pasan por distintas áreas médicas, quirúrgicas y de diagnóstico. Cada una de ellas necesita una interpretación específica, pero deben trabajar conjuntamente para trazar el cuadro clínico del paciente sin errores. Un software de gestión documental puede almacenar, organizar y brindar la información en todo momento, garantizando su preservación y seguridad.

Sin gestión de calidad no hay gestión documental, porque mientras la primera establece las guías de los procesos a seguir, la segunda promueve la práctica para su aplicación.

5. Errores comunes en la organización de los flujos de información

Cuando una organización decide implementar un gestor documental, lo hace pensando en los problemas que tiene, que pueden venir de cualquiera de sus áreas. Por eso, es importante conocerlos antes de buscar una solución.

Esos hándicaps comienzan por la dificultad de los flujos de trabajo de la empresa, así como su influencia en la falta de productividad. Continúan por la presencia de procesos muy arraigados en la compañía, que se han convertido en rutina y no evolucionan con la tecnología. Esos procesos deben ser modificados o eliminados. La falta de clasificación es el tercer error de las empresas en sus flujos de información, lo que dificulta la búsqueda y la consulta.

6. Consejos para un uso adecuado del gestor documental

¿Cuán alta es la calidad de los sistemas que utilizas actualmente? La verdad es que no importa, porque no existe tecnología exitosa sin unos usuarios que sepan utilizarla, aprovecharla y exprimirla al máximo. Este es el motivo por el que te vamos a dar una serie de consejos para usar un sistema de gestión documental, sea cual sea:

Realiza sesiones de contacto de tus empleados con el nuevo sistema.
Involucra a toda la plantilla para que pueda conocer su funcionamiento.
Usa ejemplos cercanos para la demostración de su uso en la empresa.

Y sobre todo, presta atención a los proveedores del mismo, desde su experiencia y conocimiento en el sector, hasta el nivel de comprensión de tus objetivos, el compromiso y el soporte.

Hemos llegado al final de esta guía de gestión documental. Recuerda que para un 70% de las empresas, una mala gestión de los documentos perjudica la agilidad operativa de la organización. ¿Eres una de ellas?